LANDTAG STEIERMARK
XVI. GESETZGEBUNGSPERIODE


EZ/OZ: 1913/1

Regierungsvorlage

eingebracht am 02.05.2013, 00:00:00


Geschäftszahl(en): ABT01-1649/2013-5
Zuständiger Ausschuss: Finanzen
Regierungsmitglied(er): Franz Voves
Beilagen: Stellungnahme der Landesfinanzreferentin

Betreff:
Landesweiter Rollout des ELAK (elektronischer Akt)\; Vergabe der Lieferung der notwendigen ELAK-Lizenzen an die Fa. Fabasoft Austria GmbH, Linz sowie Abschluss der Vereinbarungen für erforderliche Schulungs-, Wartungs-, Betriebs- und Betreuungsleistungen

Am 10. April 2000 wurde die Organisationsabteilung im Rahmen des Beschlusses der ,,E-Governmentinitiative für den steirischen Landesdienst" von der Steiermärkischen Landesregierung beauftragt, projektbezogen die erforderlichen Beschlüsse der Steiermärkischen Landesregierung vorzubereiten. Eines dieser Projekte war der ,,Elektronische Akt".

Die Steiermärkische Landesregierung hat am 17. Juli 2000 eine Grundsatzentscheidung über die Ausschreibung eines "Elektronischen Aktes" für einen Pilotbetrieb gefasst. In diesem Beschluss wurde festgehalten, dass nach einer positiv abgeschlossenen Pilotphase, aufbauend auf den erarbeiteten Lösungen und Erkenntnissen dieses Projektes, die Rolloutphase beginnen sollte. In diesem Folgeprojekt könnte dann die gesamte Landesverwaltung einschließlich der Regierungsbüros mit dem "Elektronischen Akt" ausgestattet werden.

Im Rahmen der Ausschreibung und des darauf folgenden Pilotbetriebes wurde das ELAK System der Firma FABASOFT als das am besten geeignete System ermittelt. Dieses System wird auch in den Bundesländern Vorarlberg, Salzburg, Oberösterreich, Wien, in den Magistraten Linz und Salzburg, sowie im Bund verwendet.

Durch eine Initiative der Bundesländer (ELAK Usergroup) ist es in den letzten Jahren auch gelungen die ELAK Ausprägungen in den einzelnen Bundesländern soweit aneinander anzugleichen, dass mittlerweile auch ein sogenannter "Länderstandard" zur Verfügung steht, der das Arbeiten mit elektronischen Akten in den Ländern und Magistraten weitgehend vereinheitlicht. Der ELAK in der Steiermark wird im Juli 2013 auf diese Version umgestellt werden.

Meilensteine der bisherigen ELAK-Einführung:

  • 2002 wurde der elektronische Akt im Referat Staatsbürgerschaft der FA7C eingeführt.
  • 2004 wurde der Pilotbetrieb auf die Personalabteilung A5 und die IT-Abteilung FA1B ausgedehnt.
  • 2006 wurde der Pilotbetrieb auf die Europaabteilung FA1E mit den Standorten Brüssel und Graz ausgedehnt.
  • 2010 wurden die Regierungsbüros mit der "Elektronischen Regierungssitzung" ausgestattet - die Sitzungsanträge werden dabei aus dem "Elektronischen Akt" heraus übermittelt - die Beschlüsse werden in den elektronischen Akt zugestellt.
  • 2012 geben die steirischen Reformpartner Landeshauptmann Mag. Franz Voves und 1.Landeshauptmannstellvertreter Hermann Schützenhöfer und in weiterer Folge Herr Landesamtsdirektor Mag. Helmut Hirt im Zuge der Organisationsreform den Auftrag zu einer flächendeckenden Einführung des ELAK in den Dienststellen der steiermärkischen Landesverwaltung. Die Projektdauer ist auf drei Jahren festgelegt worden. In der Folge wurde das mit hoher Priorität versehene Projekt entwickelt und beauftragt.

Projektziele des ELAK-Rollout 2013 bis 2015:

  • Vollausstattung aller IT-Arbeitsplätze, die wesentlich in die Aktenbearbeitung und den Aktenworkflow eingebunden sind (geschätzt 3000)
  • Implementierung des ELAK als das führende Aktenverwaltungssystem in der Steirischen Landesverwaltung (Ausnahmen davon gibt es nur in begründeten Fällen)
  • Anbindung an alle in der Landesverwaltung vorhandenen Fachinformationssysteme, die derzeit mit der AKVE gekoppelt sind und grundsätzliche Festlegungen der bezüglich aller anderen FIS
  • Optimierung wesentlicher ELAK-unterstützter Prozesse
  • Implementierung des ELAK als Basis-E-Government Anwendung zur Sicherstellung durchgängiger elektronischer Prozesse ohne Medienbrüche
  • Einleitung und Einführung einer durch den ELAK ermöglichten neuen Arbeitsweise der kund/innenorientierten effizienten Erledigung von Aktenvorgängen durch entsprechenden Support der ELAK-Einführung.

Zur Umsetzung dieser Ziele sind folgende Aufgaben umzusetzen:

-  Einführung des Länderstandards in der Steiermark
-  Beschaffung der erforderlichen Hard- und Software
-  Festlegen des Vorgehensmodells bei der Ablöse der Aktenverfolgung (AKVE) durch den ELAK
-  Optimierung der Aktenverwaltung auf Basis der neuen Software
-  Anpassung diverser technischer Schnittstellen zu den bereits bisher mit der Aktenverfolgung (AKVE) verbundenen Fachinformationssystemen
-  Erarbeitung und Umsetzung eines Vorgehensmodells zur Optimierung wesentlicher mit dem ELAK unterstützter Prozesse
-  Umfassende Schulungen und Supportmaßnahmen und Sicherung des laufenden Betriebes sowie Aufbau der entsprechenden Informationsschienen und Kommunikationsplattformen
-  Ausrollung des ELAK durch Einzelprojekte in den Dienststellen

Zur Umsetzung des ELAK-Rollouts sind folgende Aufträge zu erteilen und Verträge abzuschließen:

-  Vergabe der Lieferung von rund 2.000 ELAK-Lizenzen zur Aufstockung der bisherigen Lizenzen und Abschluss einer Vereinbarung
zur laufenden Softwareaktualisierung über mindestens 5 Jahre\;
-  Abschluss einer Vereinbarung über ELAK-Supportleistungen über mindestens 5 Jahre\;
-  Abschluss einer Vereinbarung über ELAK-Beratungs- und Schulungsleistungen (ohne Abnahmeverpflichtung) über mindestens 5 Jahre\;
Abschluss einer Vereinbarung zur applikatorischen Betriebsführung des ELAK für mindestens ein Jahr.



Beschluss der Steiermärkischen Landesregierung vom 2. Mai 2013.


Es wird daher der

Antrag

gestellt:

Der Landtag wolle beschließen:

Zur Umsetzung des landesweiten ELAK-Rollouts wird der Erteilung des Auftrages für die Lieferung der ELAK-Lizenzen sowie dem Abschluss von Vereinbarungen über erforderliche Schulungs-, Wartungs-, Betriebs- und Betreuungsleistungen mit einer Mindestlaufzeit von fünf Jahren (mit Ausnahme der Betriebsleistung mit einer Mindestlaufzeit von einem Jahr) mit der Fa. Fabasoft Austria GmbH, Linz zugestimmt.

Gleichzeitig wird auch der Bedeckung der daraus entstehenden Einmalkosten von ca. € 981.000,-- (inkl. USt.) und jährlichen, indexgebundener Kosten von insgesamt rund € 570.000,-- (inkl. USt.) aus den Finanzansätzen 1/020301, 1/020303 und 1/020308 zugestimmt.