LANDTAG STEIERMARK
XVI. GESETZGEBUNGSPERIODE


EZ/OZ 3143/2

Schriftlicher Bericht

Ausschuss: Kontrolle

Betreff:
Maßnahmenbericht an den Kontrollausschuss des Landtages Steiermark gemäß Art. 52 Abs. 4 L-VG zu dem Bericht des Landesrechnungshofes betreffend Südgürtel Projektmanagement


zu:


  • 3143/1, Maßnahmenbericht an den Kontrollausschuss des Landtages Steiermark gemäß Art. 52 Abs. 4 L-VG zu dem Bericht des Landesrechnungshofes betreffend Südgürtel Projektmanagement (Sonderstück)

Der Ausschuss "Kontrolle" hat in seiner Sitzung vom 09.12.2014 über den oben angeführten Gegenstand die Beratungen durchgeführt.

Mit Landtagsbeschluss Nr. 919 vom 3. Juni 2014 wurde der Bericht des Landesrechnungshofes betreffend "Südgürtel Projektmanagement" zur Kenntnis genommen. Gemäß Art. 52 Abs. 4 Landes-Verfassungsgesetz 2010 hat die Landesregierung spätestens sechs Monate nach Behandlung des Berichtes, für den Fall, dass der Bericht des Landesrechnungshofes Beanstandungen oder Verbesserungsvorschläge enthält, dem Kontrollausschuss im Landtag zu berichten.

Zu den einzelnen Empfehlungen des Landesrechnungshofes wird wie folgt Stellung genommen:

Eine außerhalb der Bauherrenorganisation angesiedelte Kontrollebene, wie beispielsweise eine begleitende Kontrolle, gibt es nicht.

·  Der Landesrechnungshof empfiehlt aufgrund der Größe und Komplexität des Projektes, eine Begleitende Kontrolle für die Ausführungsphase zu installieren.

Der Empfehlung wurde nachgekommen, eine entsprechende Ausschreibung für eine begleitende Kontrolle des Südgürtels wurde durchgeführt. Das Büro Werner Consult ZT GmbH wurde mit der begleitenden Kontrolle beauftragt.

 Das Projekt Südgürtel unterscheidet sich aufgrund seines Umfanges und seiner Komplexität wesentlich von den üblicherweise in der Abteilung 16 abgewickelten Projekten und stellt besondere Anforderungen an sämtliche Beteiligte. Das Projekt Südgürtel ist deshalb als Sonderprojekt zu qualifizieren.

·  Der Landesrechnungshof empfiehlt, die Abgrenzung zwischen Projektarbeit und Tätigkeit in der Stammorganisation frühzeitig klar zu regeln.

siehe Seite 21: Stellungnahme Landesrat Dr. Gerhard Kurzmann:
Das Herauslösen von Projektgruppen aus der Landeshierarchie ist aus diesem Grund schwer möglich, da einzelne Personen Mitglied mehrerer Projekte sein können. Daher ist es notwendig, eine übergeordnete Landeshierarchie auch für Projektmitglieder aufrecht zu erhalten. Die Organisation des Projektes Südgürtel ist jedoch durch klare Verantwortungsbereiche und Kompetenzen der handelnden Personen genau geregelt.

· Der Landesrechnungshof empfiehlt, dass für jene Projektteammitglieder, die ausschließlich für den Südgürtel tätig sind, die Genehmigung von Abwesenheiten durch den Projektleiter erfolgt.

Der Empfehlung wurde nachgekommen und entsprechende Rechte wurden vergeben. Es ist bereits derzeit ein System aktiv, das den leitenden Personen des Südgürtels die Genehmigung von Abwesenheiten ermöglicht.

·  Der Landesrechnungshof empfiehlt, dass in Umsetzung der Richtlinie - Projektmanagement der Landesbaudirektor bei Sonderprojekten, wie dem Südgürtel, die Funktion des Projektauftraggebers einnimmt.

siehe Seite 23: Stellungnahme Landesrat Dr. Gerhard Kurzmann
Die Zuständigkeit des Landesbaudirektors ist in der Form des Lenkungsausschusses definiert. Für die fachliche Zuordnung des Projektauftraggebers werden die jeweiligen Referatsleiter auch in Zukunft zuständig sein. Die Projektmanagementrichtlinie der Abteilung 16 sieht vor, dass nur Sonderprojekte, welche fachlich keinem Referat zuzuordnen sind, dem Landesbaudirektor als Projektauftraggeber direkt unterstehen. Da das Projekt Südgürtel technisch dem Referat Straßeninfrastruktur - Neubau zuzuordnen ist, untersteht das Projekt dem zuständigen Referatsleiter und wird als Großprojekt und nicht als Sonderprojekt definiert.

Der Lenkungsausschuss ist das oberste Entscheidungsorgan im Projekt. Das Gremium ist ausschließlich mit Mitarbeitern der Abteilung 16 besetzt.

· Der Landesrechnungshof empfiehlt, auch abteilungsfremde Personen in den Lenkungsausschuss aufzunehmen.

siehe Seite 26: Stellungnahme Landesrat Dr. Gerhard Kurzmann
Die Empfehlung, das Gremium des Lenkungsausschusses durch externe Vertreter zu erweitern, wird diskutiert.

 Es gibt Abweichungen bei den Aufgaben der Örtlichen Bauaufsicht zwischen der Richtlinie-Projektmanagement und den Projektunterlagen Südgürtel. Den Projektunterlagen Südgürtel sind keine eindeutigen Festlegungen zur Befugnis der Örtlichen Bauaufsicht bei Kostenänderungen zu entnehmen.

·  Der Landesrechnungshof empfiehlt, klare Regelungen betreffend Befugnis und Entscheidungskompetenz vor Baubeginn festzusetzen. Die Festlegungen sind derart detailliert zu fassen, dass keine Auslegungsunterschiede bei der Anwendung entstehen können. Darunter sind beispielsweise Regelungen zur Kumulierung von Kostenänderungen zu verstehen.

Die Entscheidungskompetenzen wurden vor Beginn des Hauptbauvorhabens zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter festgelegt. Die örtliche Bauaufsicht darf keinerlei Kostenänderungen beauftragen.

Es fehlt eine abgestimmte Regelung für Kostenabweichungen unter 10 % der Gesamtkosten.

·  Der Landesrechnungshof empfiehlt, auch für Kostenabweichungen unter 10 % eine abgestimmte Regelung für die Entscheidungskompetenzen zu treffen. Dabei sollte auch das Vier-Augen-Prinzip zur Anwendung kommen.

Kostenabweichungen unter 10% werden in Form von Mehr- oder Minderkostenforderungen abgewickelt. Ein Ablaufschema liegt auf der Baustelle vor, welches auch das Vier-Augen-Prinzip dokumentiert.

Beim Projekt Südgürtel finden zahlreiche Besprechungen, gegliedert in unterschiedliche Besprechungstypen, statt. Das Thema Projektcontrolling wird in diesen Besprechungen behandelt. Eigene Projektcontrollingsitzungen gibt es nicht.

· Der Landesrechnungshof empfiehlt, Controllingthemen im Rahmen eigener Projektcontrollingsitzungen zu behandeln. Die Projektcontrollingsitzungen sollten in einem eigenen Protokoll dokumentiert werden.

Projektcontrollingsitzungen wurden eingeführt und werden regelmäßig abgehalten.

·  Bei den im Projektcontrolling verwendeten Daten sind stets die Qualität und die Vollständigkeit zu überprüfen.

Bei den Projektcontrollingsitzungen werden Kostencontrolling, Qualitätscontrolling und Zeitcontrolling überprüft.

Projektstatusberichte werden quartalsweise erstellt. Ein Zusammenhang zwischen den Projektstatusberichten und dem Risikomanagement ist nicht ersichtlich.

· Der Landesrechnungshof empfiehlt, die Beurteilungen aus dem Risikomanagement in die Statusberichte einfließen zu lassen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die relevanten Risiken in die Gesamtbeurteilung des Projektstatus einfließen und transparent dargestellt werden.

Der Empfehlung wurde entsprochen.

Die in der Kostenschätzung enthaltenen Reserven werden in der Kostenplanung und -steuerung nicht extra ausgewiesen.

·  Der Landesrechnungshof empfiehlt, die im Projekt enthaltenen Kostenreserven auch entsprechend darzustellen.

Der Empfehlung wurde nachgekommen. Bereits in den bisher quartalsmäßig erfolgten Kostenberichten wurden die Kostenreserven ausgewiesen. Diese wurden auf Basis dieser Empfehlung noch genauer aufgegliedert.

Kostensteigerungen werden in Planungskoordinationsbesprechungen und falls erforderlich im Lenkungsausschuss diskutiert und entschieden. Eine Regelung ab wann der Lenkungsausschuss zu befassen ist, gibt es nicht.

· Der Landesrechnungshof empfiehlt, klar zu regeln ab welchen Grenzen der Lenkungsausschuss zu befassen ist.

Dem Lenkungsausschuss wird quartalsmäßig über den Verlauf des Projektes berichtet. Die Grenzen, ab wann der Lenkungsausschuss einzuberufen ist, wurden wie folgt festgelegt: Bei zeitlichen Veränderungen größer einem Monat für die vertraglich festgelegten Termine sowie bei Kostenänderungen von mehr als 10% der Gesamtkosten.

Diverse Risiken sind nicht Teil des Risikomanagements.

·  Der Landesrechnungshof empfiehlt, die Risikoidentifikation zu überarbeiten und zu vervollständigen.

Die bereits bestehende tabellarische Risikoidentifikation wurde entsprechend der Empfehlung detaillierter ausgearbeitet und nach Prioritäten gereiht. Die Risikoidentifikation wird laufend angepasst.

Risiken werden im Rahmen des Risikomanagements erfasst und verbal beurteilt. Die Bewertungen sind teilweise allgemeiner Art und wenig aussagekräftig. Eine Prioritätenreihung der Risiken gibt es nicht.

·  Der Landesrechnungshof empfiehlt, die Risikobewertung zu überarbeiten. Zu jedem Risiko sollten dessen Eintrittswahrscheinlichkeit und die möglichen Auswirkungen quantitativ bewertet werden. Auf Basis dieser Daten sollte eine Prioritätenreihung der Risiken erstellt werden.

Die Risikobewertung wurde entsprechend der Empfehlung überarbeitet und nach Prioritäten gereiht.

Die Prüfungsinhalte und die Prüfungstiefe des zweiten Augenpaares sind bei der Anwendung des Vier-Augen-Prinzips nicht geregelt.

· Der Landesrechnungshof empfiehlt, eine diesbezügliche Dienstanweisung zu den Prüfungsinhalten und der Prüfungstiefe umgehend auszuarbeiten, damit die darin getroffenen Regelungen im weiteren Projektverlauf zur Anwendung kommen können.

Der Empfehlung wurde nachgekommen. Auch für die Abrechnungskontrolle wurden die Prüfungsinhalte und die Prüfungstiefe konkretisiert.

Es gibt nicht für alle Bereiche konkrete Vorgaben zur Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips.

·  Der Landesrechnungshof empfiehlt, die Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips für sämtliche Bereiche festzuschreiben.

Der Empfehlung wurde nachgekommen.

Sonstige Empfehlungen des Prüfberichtes:

· Seite 13: Empfehlung zum Konfliktmanagement
Der Empfehlung wurde nachgekommen. Das Konfliktmanagement wurde rechtzeitig vor Baubeginn als Arbeitspaket von Projektkoordinator und Projektleiter eingerichtet.

·  Seite 14: Empfehlung Schulungsmaßnahmen
Stellungnahme Landesrat Dr. Gerhard Kurzmann:
Die Projektmanagementschulungen wurden durchgeführt. Eine zukünftige Dokumentation darüber wird eingerichtet. Die Empfehlung wurde an die zuständigen Stellen weitergeleitet.

·  Seite 16: Empfehlung zum Konfliktmanagement
Das Südgürtelprojekt wurde als Großprojekt gemäß Richtlinie angelegt. Jedoch gab es zum Zeitpunkt des Projektstartes noch keine unterschiedlichen Formulare für Groß- und Kleinprojekte. Es wurden jedoch sämtliche in der Projektmanagementrichtlinie erforderlichen Dokumente für Großprojekte in der notwendigen Form erstellt. Zum Zeitpunkt des Projektbeginns ca. 1990 waren diesbezügliche Vorgaben nicht vorhanden. Die Projektmanagementrichtlinie der ehemaligen Abteilung 18 wurde 2011 veröffentlicht und durch die Neuauflage in der durch die Organisationsreform veränderten Abteilung, nunmehr A16, 2013 ersetzt. Da dieses Projekt alle diese Organisationsphasen durchlaufen hat, konnten nicht alle Formulare aktualisiert werden.

·  Seite 27: Empfehlung Definitionsänderung des Begriffes Baustellenmanager
Der Empfehlung wurde entsprochen, der Begriff Baustellenmanager wurde durch die Begriffe Bauleitung und Baustellenmanagement bereits vor Bauübergabe im Dezember 2013 neu definiert.

·  Seite 30: Empfehlung Projektauftrag vor Projektstart
Dem Projektstart geht die Vorprojektphase voraus. In dieser Phase wurden die konzeptiven Vorarbeiten (Festlegen von Terminen, Kosten und den benötigten Personalressourcen usw.), die die Grundlage für den konkreten Projektauftrag bilden, durchgeführt. Diese Vorprojektphase ist somit die Zeit zwischen Projektstart und Projektauftrag.

·  Seite 33: Empfehlung Abstimmung zwischen Projektstrukturplan, Organigramm und einheitliche Gliederung
Da das Projekt Südgürtel das erste Großprojekt ist, welches der neuen Projektmanagementrichtlinie unterliegt, entstehen mit diesem Projekt viele Grundlagen, Vorlagen und Formulare. Im Zuge dieser Entwicklungen wird sich auch für zukünftige Großprojekte eine durchgehende Gliederung ergeben.

·  Seite 33: Empfehlung juristische Beratung
Die juristische Beratung erfolgt in erster Linie durch den Projektleiter. Je nach juristischem Anspruch und vorliegender Causa werden darüber hinaus abteilungsinterne Juristen, Juristen des Verfassungsdienstes sowie externe Fachjuristen eingesetzt.

·  Seite 35: Empfehlung zur Erstellung von Checklisten 
Die Projektmanagementchecklisten wurden berücksichtigt, sind jedoch für das Projekt Südgürtel nicht ausreichend. Die Checkliste des Projektes Südgürtel geht weit über den Umfang der im Projektmanagement geforderten Checklisten, welche für über 300 Projekte jährlich verfasst wurden, hinaus.

·  Seite 37: Empfehlung Verschwiegenheitsklausel Externer
Verschwiegenheitsklauseln des externen Servermanagements sowie der extern beauftragen örtlichen Bauaufsicht liegen vor.

·  Seite 41: Empfehlung Projektplanung in der Startphase
Stellungnahme Landesrat Dr. Gerhard Kurzmann:
Auf eine gewissenhafte und konsequente Projektplanung wird größter Wert gelegt. In der Projektentwicklung des Südgürtels wurden die Projektunterlagen quartalsmäßig aktualisiert. Durch den großen Umfang des Projektes waren diese Aktualisierungen im Abstand von drei Monaten notwendig, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.

·  Seite 47 : Empfehlung Unterfertigung der Projektstatusberichte
Der Empfehlung wurde nachgekommen. Die quartalsmäßig durchgeführten Projektstatusberichte werden vom Projektleiter und Projektauftraggeber im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips unterfertigt.

·  Seite 48: Empfehlung Kostenzusammenstellungen und deren
Qualitätssicherung
Der Empfehlung wurde nachgekommen.

·  Seite 51 : Empfehlung Risikomanagement und Controlling
Der Empfehlung wurde nachgekommen. Das Risikomanagement wurde in die Controllingsitzungen integriert.

·  Seite 53 : Empfehlung Prüfungsinhalt des zweiten Augenpaares 
Im Vier-Augen-Prinzip, das genau regelt, welche Personen welche Befugnisse besitzen, wurden die Tätigkeiten des zweiten Augenpaares ergänzt.

·  Seite 54: Empfehlung Dokumentation des Vier-Augen-Prinzips in den Bereichen Projektendbericht und Finanzierung
Die Bereiche werden vor Erstellung im bestehenden Vier-Augen-Prinzip ergänzt.

·  Seite 58: Empfehlung Festlegung der Prüfungstiefe des zweiten Augenpaares 
Die Festlegung der Prüfungstiefe des zweiten Augenpaares wurde in der bestehenden Tabelle des Projektes ergänzt. Die Mindestprüfungstiefe ist Plausibilität.


Es wird daher der

Antrag

gestellt:

Der Landtag wolle beschließen:

Der Maßnahmenbericht der Steiermärkischen Landesregierung zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend Südgürtel Projektmanagement (Einl.Zahl 2482/6, Beschluss 919) wird zur Kenntnis genommen.