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EZ/OZ 3683/2

Schriftlicher Bericht

Ausschuss: Kontrolle

 

 

Mit Landtagsbeschluss Nr. 1060 vom 30.04.2019 wurde der Bericht des Landesrechnungshofes betreffend Prüfbericht zu „KFZ-Landesprüfstelle“ zur Kenntnis genommen. Gemäß Art. 52 Abs. 4 Landes-Verfassungsgesetz 2010 hat die Landesregierung spätestens 6 Monate nach Behandlung des Berichtes, für den Fall, dass der Bericht des Landesrechnungshofes Beanstandungen oder Verbesserungsvorschläge enthält, dem Kontrollausschuss im Landtag zu berichten.

Zum Prüfbericht „KFZ-Landesprüfstelle“ wird zu den Empfehlungen des Landesrechnungshofes Nachfolgendes berichtet:

Empfehlung 1:

Der LRH empfiehlt der A5, die Wertigkeit der Stelle in den Stellenbeschreibungen auszuweisen und damit die Transparenz und Klarheit über die Stelle herzustellen.

Die Stellenbeschreibungen sind ein Bestandteil des Organisationshandbuches und können über die SharePoint Plattform angesehen werden. Jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin einer Abteilung/Fachabteilung bzw. Bezirkshauptmannschaft kann über SharePoint nicht nur seine/ihre eigene Stellenbeschreibung ansehen, sondern alle Stellenbeschreibungen seiner/ihrer Dienststelle. Würde man die Wertigkeit der Stelle in der Stellenbeschreibung ausweisen, wüsste jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin den genauen Stellenwert jeder Stelle in seiner/ihrer Dienststelle. Die tatsächliche Entlohnung entspricht aber nicht immer dem Stellenwert, weil die Stellenbeschreibung nur ein Indiz für die Einstufung ist und nicht das Ergebnis eines besoldungsrechtlichen Verfahrens im Einzelfall wiedergibt. Hinzu kommt, dass sich Inhalte und Aufgaben der Stellen häufig ändern und neu bewertet werden müssen. Der Stellenwert einer Stelle lässt aber auch Rückschlüsse auf die tatsächliche Entlohnung des/der Stelleninhabers/Stelleninhaberin zu. Dies wäre aus datenschutzrechtlicher Sicht jedoch bedenklich.

Die gewünschte Klarheit und Transparenz ist für die Führungskräfte jedenfalls gegeben, weil ihnen die Detail-Stellenpläne mit allen Einstufungen zur Verfügung stehen und ihnen auch jede besoldungsrechtliche Entscheidung zur Kenntnis gebracht wird.

Empfehlung 2:

Um Frauen in technischen Bereichen gezielt zu fördern, empfiehlt der LRH, bei zukünftigen Ausschreibungen darauf zu achten, dass bei gleicher Qualifikation Frauen der Vorzug gegeben wird. Diesbezüglich verweist der LRH auf das in §§ 14 ff Landes-Gleichbehandlungsgesetz bestehende Frauenförderungsgebot.

Bei zukünftigen Ausschreibungen wird selbstverständlich darauf besonders Rücksicht genommen; Faktum ist jedoch, dass bei der letzten Ausschreibung für die Einstellung eines Prüfingenieurs bzw. einer Prüfingenieurin die Bewerber ausschließlich männlich waren.

Empfehlung 3:

Aufgrund der Herausforderungen für das Referat „KFZ-Wesen“ empfiehlt der LRH, sämtliche Möglichkeiten des Wissensmanagements verstärkt und nachhaltig zu nutzen, um einen optimalen Wissenstransfer zu gewährleisten.

Dem Wissensmanagement und dem Wissenstransfer wird in der Abteilung 5 ein hoher Stellenwert zugemessen, dies zeigt sich unter anderem in der hohen Anzahl von Aus- und Fortbildungsveranstaltungen. Zwei jüngst in den Dienst aufgenommenen Prüfingenieure werden sich im Rahmen ihrer vertieften Grundausbildung ebenfalls mit dieser Thematik befassen.

Empfehlung 4:

Um die für Beratungen aufgewandte Zeit in der ELZE-Auswertung darstellen zu können, empfiehlt der LRH, diese Leistung gesondert (bspw. Als Leistung „Service für Bürgerinnen und Bürger“) zu buchen.

Dieser Empfehlung wird in Kürze nachgekommen.

Empfehlung 5:

Der LRH empfiehlt dem Referat „KFZ-Wesen“, die Erfassung der Leistungen in referatsinternen Statistiken verwaltungsökonomisch und im Hinblick auf die bereits im Landesdienst vorhandenen Systeme (z. B. das Kennzahlenerfassungs- und Speicherungssystem KESS) zu hinterfragen und gegebenenfalls zu adaptieren.

Im Zusammenhang mit der Einführung des eRZL wird dieser Empfehlung nachgekommen.

Empfehlung 6:

Da jede Art von Nebenbeschäftigungen und Nebentätigkeiten der Behördenleitung schriftlich zu melden ist, empfiehlt der LRH, in regelmäßigen Abständen und speziell bei einer Aufgabenänderung eines Bediensteten auf den Richterlass der A5 nachweislich hinzuweisen.

Diese Empfehlung wurde bereits in der Vergangenheit abteilungsweit umgesetzt.

Empfehlung 7:

Der LRH sieht in der Implementierung eines – für die KFZ-Landesprüfstelle passenden – Qualitätsmanagementsystems die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren, um gleichbleibende und verlässliche Ergebnisse für die Kunden bzw. Parteien gewährleisten zu können.

Das bereits im Jahr 2010 erarbeitete QM-Handbuch wird im Rahmen eines KVP-Prozesses laufend angepasst. Zudem wurden auch im Rahmen der Einführung des ELAK die Prozesse geprüft und wo notwendig bereits adaptiert.

Im Mai 2019 fand ein referatsweiter Workshop statt, der sich insbesondere mit internen Prozessen und Abläufen beschäftigte.

Empfehlung 8:

Der LRH empfiehlt daher, den Aktenlauf des Referates zu evaluieren und in der Folge effizient und effektiv zu gestalten.

Siehe Stellungnahme zur Empfehlung 7.

Empfehlung 9:

Der LRH empfiehlt daher, sämtliche Leistungen bzw. Prozesse der KFZ-Landesprüfstelle im Sinne des Programmes „Verwaltungsentwicklung Steiermark“ hinsichtlich deren Effektivität und deren Effizienz zu hinterfragen, gegebenenfalls weiterzuentwickeln und abzubilden. Ziel sollte unter anderem die Einleitung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sein, der mit den Systemen anderer Referate der A15 kompatibel ist und der zur Akzeptanz als unabhängige Prüfstelle beiträgt.

Siehe Stellungnahme zur Empfehlung 7.

Empfehlung 10:

Der LRH empfiehlt, den Internetauftritt bzw. die Informationen für Terminvereinbarungen betreffend „Genehmigungen und Überprüfungen von Kfz in angemieteten Werkstätten“ übersichtlicher zu gestalten.

Der Internetauftritt wurde entsprechend adaptiert. Eine bereits auf die Homepage gestellte FAQ-Liste soll die häufig gestellten Fragen abdecken. Ebenso wurden die aus einem KVP hervorgegangenen Auskunftszeiten auf der Homepage der KFZ Landesprüfstelle veröffentlicht. Im Zuge des E-Government-Prozesses wurde ein neues Formular für die Antragstellung von Genehmigungen und Änderungen erstellt. Dies dient zur besseren Koordination von Terminen auf Basis vollständiger Unterlagen.

Empfehlung 11:

Um eine korrekte und einheitliche Gebührenbemessung sicherzustellen, empfiehlt der LRH der Referatsleitung, regelmäßig Mitarbeiterschulungen zum Thema Gebühren vorzunehmen und die Gebührenbemessung fallweise stichprobenartig zu überprüfen.

Diese Empfehlung wird im Rahmen des KVP-Prozesses umgesetzt.

Empfehlung 12:

Der LRH empfiehlt, die Praxis der Gebührenselbstbemessung durch die Parteien einzustellen. Im Falle des Bekanntwerdens systematischer Gebührenüberzahlungen sind die betroffenen Parteien auf die Möglichkeit eines Rückzahlungsantrages aufmerksam zu machen.

Die aufgezeigten Mängel bei der Gebührenbemessung wurden bereits während des Prüfvorganges zum Anlass genommen, einen Leitfaden zu dieser Thematik zu verfassen und diesen mittels Dienstanweisung an die Mitarbeiter zu versenden.

Empfehlung 13:

Der LRH empfiehlt, entsprechend der im September 2018 ergangenen Dienstanweisung künftig § 57a-Überprüfungen nur noch für Landesfahrzeuge sowie im Zuge der § 56 KFG-Überprüfungen durchzuführen. Die konsequente Einhaltung dieser Dienstanweisung ist seitens der Referatsleitung sicherzustellen.

Dieser Empfehlung wurde in vollem Umfang nachgekommen.

Empfehlung 14:

Bei der Ausstellung von Begutachtungsplaketten im Zuge von § 56 KFG Überprüfung ist jedenfalls der gesetzlich vorgeschriebene Kostenersatz einzuheben.

Dieser Empfehlung wurde in vollem Umfang nachgekommen.

Empfehlung 15:

Der LRH empfiehlt der Referatsleitung, dafür Sorge zu tragen, dass seitens der KFZ-Landesprüfstelle „Anmeldegutachten“ nicht mehr erstellt werden.

Dieser Empfehlung wurde in vollem Umfang nachgekommen.

Empfehlung 16:

Da es sich bei den Gutachten gemäß § 57a KFG um Urkunden handelt, empfiehlt der LRH, die Mitarbeiter künftig verstärkt auf die Notwendigkeit einer korrekten Dateneingabe hinzuweisen und dies zu kontrollieren.

Dieser Empfehlung wurde in vollem Umfang nachgekommen.

Empfehlung 17:

Der LRH empfiehlt, künftig verstärkt auf eine einheitliche und nachvollziehbare Aufbewahrung der Gutachten und Zahlungsbelege zu achten.

Dieser Empfehlung wurde in vollem Umfang nachgekommen.

 

Empfehlung 18:

Der LRH empfiehlt, eine interne Regelung für den Umgang mit stornierten Plaketten zu treffen und für eine nachvollziehbare Dokumentation (Aufbewahrung der stornierten Plakette samt Zahlungsbeleg) zu sorgen.

Dieser Empfehlung wurde in vollem Umfang nachgekommen.

Empfehlung 19:

Der LRH empfiehlt, den Abrechnungsmodus innerhalb der KFZ-Landesprüfstelle zu überdenken. Es ist sicherzustellen, dass Zahlungsbelege nur dann ausgestellt werden, wenn tatsächlich ein Kasseneingang stattgefunden hat. Der Kassenstand ist regelmäßig zu überprüfen und mit den aktuellen Tageslisten abzugleichen. Zudem sind Vorgaben zu treffen, in welchen Abständen (bspw. bei Überschreiten eines bestimmten Kassenbetrages) die Kasse zu leeren ist.

Die Bezahlung der Plaketten mittels Bargeld wurde eingestellt. Die lückenlose Dokumentation und Abrechnung der §57a Plaketten für Dienstkraftwagen des Landes Steiermark wurden mit der A2 - Zentralgarage akkordiert und in Einem abgerechnet.

Die Kosten der gesetzlichen Verpflichtung eine §57a-Plakette im Zuge einer positiven §56 KFG Überprüfung werden mittels bargeldloser Zahlung eingehoben und sind im Softwareprogramm WinCash dokumentiert und sofort abrufbar.

Empfehlung 20:

Der LRH empfiehlt daher, den Prozess der Abrechnung für landeseigene Fahrzeuge zu optimieren und eine jährliche Gesamtabrechnung durch die jeweils zuständigen Abteilungen anzustreben.

Diese Anregung des LRH wurde zwischenzeitlich umgesetzt. Siehe Stellungnahme zur Empfehlung 19.

Empfehlung 21:

Der LRH empfiehlt, die Gründe für diesen Rückgang an Überprüfungen zu analysieren und gegebenenfalls Maßnahmen zur Erhöhung der Anzahl der Überprüfungen zu setzen. Durch die verstärkte Durchführung von Kfz-Überprüfungen wird ein wesentlicher Beitrag zur Verkehrssicherheit geleistet.

Der Rückgang der besonderen Überprüfungen liegt nur teilweise im Einflussbereich der KFZ-Prüfstelle, zumal die betroffenen Fahrzeuge von der Behörde vorgeladen werden. Des Weiteren hat sich der gesetzliche Prüfumfang im Zusammenhang mit der Dokumentation und Gutachtenerstellung erheblich erhöht. Der aufgezeigte Rückgang der Anzahl der Überprüfungen gem. §58 KFG ist auch auf die 2016 und 2017 sehr kritische Mitarbeitersituation zurückzuführen. Eine Reihe von Ruhestandsversetzungen und die notwendige Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter sowie Langzeitkrankenstände machten es notwendig, die Prioritäten in der Sicherstellung von behördlich vorgegebenen Terminen zu setzen. Ergänzt sei der Hinweis auf die seitens der ASFINAG ebenfalls durchgeführten Kontrollen auf dem übergeordneten Straßennetz – die Abstimmung der Kontrolltätigkeiten zwischen dem Landespolizeikommando, der ASFINAG und der A15 erfolgt einmal jährlich.

Empfehlung 22:

Der LRH empfiehlt, im Hinblick auf die bereits im Kapitel 3.1.4 dargestellten Überzeiten die Mitarbeit am Chemiealarmdienst zu überdenken. Als Entscheidungsgrundlage sollte u. a. die genaue Stundenaufstellung der einzelnen Mitarbeiter herangezogen werden.

Die personelle Situation macht es notwendig, Assistenzkräfte für die Amtssachverständigen des Umweltalarmdienstes (= Chemiealarmdienst) aus der gesamten Abteilung zu rekrutieren. Derzeit wird daran gearbeitet, die Anzahl der möglichen Assistenzkräfte zu erhöhen, sodass die Belastung für den Dienst der KFZ-Prüfstelle verringert werden kann. Ein gänzlicher Verzicht auf die Mitarbeiter in der KFZ-Prüfstelle ist für absehbare Zeit nicht möglich.

Empfehlung 23:

Der LRH empfiehlt, die Archivlösung im Keller zu überdenken.

Was die Unterbringung des Archives im Keller anbelangt, wird diese Örtlichkeit mangels Alternativen bis auf Weiteres erhalten bleiben müssen. Im Keller wurde festgestellt, dass der Kanal im Archiv undicht war. Von Seiten der LIG wurden umfassende Sanierungsmaßnahmen gesetzt und das Archiv entfeuchtet.

Empfehlung 24:

Um diskrete Parteiengespräche zu ermöglichen und den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, empfiehlt der LRH, den Parteienverkehrsraum entsprechend zu adaptieren.

Die angeregte Adaptierung des Raumes für den Parteienverkehr ist bereits mit der A2 besprochen und sollte ehest umgesetzt sein. Ein weiterer Lokalaugenschein mit der A2 zur Abklärung der Detailmaßnahmen ist demnächst geplant (z.B. Trennwände im Kundenbereich).

Empfehlung 25:

Um Menschen mit speziellen Bedürfnissen (z. B. ältere Menschen, Kinder, Schwangere, Menschen mit Behinderungen) die sichere Nutzung der Stiege zu ermöglichen, empfiehlt der LRH, die Treppe zum Obergeschoß mit einem zweiten Handlauf zu versehen.

Das Obergeschoß ist für Parteien nicht zugänglich. Zur sicheren Überwindung des Stiegenbereichs besteht ein Treppenlift.

Empfehlung 26:

Um die Mitarbeiter vor möglichen Verletzungen zu schützen, empfiehlt der LRH der Referatsleitung, auf die Einhaltung der Maßnahmen zum Gesundheitsschutz, insbesondere auf das Tragen der Sicherheitsschuhe durch die Mitarbeiter, verstärkt zu achten.

Dieser Empfehlung wurde in vollem Umfang nachgekommen.

Empfehlung 27:

Der LRH empfiehlt, die Sicherheitsvertrauensperson ehestmöglich zu schulen.

Da von Seite der LAVAK zurzeit keine derartigen Kurse angeboten werden, wird die Sicherheitsvertrauensperson einer externen Ausbildung unterzogen werden.

Empfehlung 28:

Der LRH empfiehlt, die Ursachen für die Nichterfüllung der vereinbarten Kontrollstunden zu´erheben und in der Folge entsprechende Maßnahmen zu setzen, um das geplante Kontrollausmaß zu erreichen.

In den Überlegungen zur personellen Ausstattung der KFZ-Prüfstelle ging man zum Zeitpunkt der Verwaltungsreform 2012 sowie auch noch später von einem Rückgang der notwendigen Ressourcen für das klassische Genehmigungsregime aus (Einzelgenehmigungen, …). Diese Prognose hat sich aber nicht bewahrheitet, sodass nach wie vor ein großer Teil der Ressourcen für behördliche Tätigkeiten im besagten rechtlichen Umfeld zur Verfügung gestellt werden müssen. Die personelle Verstärkung ist zwar in gewissen Größenordnungen gelungen und auch Prozessoptimierungen werden Verbesserungen mit sich bringen, allesamt aber nicht in einem Ausmaß, dass die 480 Stunden jährlich kurzfristig erreichbar sind.

Empfehlung 29:

Der LRH empfiehlt den dafür zuständigen Stellen, rechtzeitig Überlegungen betreffend Betrieb und Nutzung der VKP anzustreben und gegebenenfalls mit der ASFINAG neue Vereinbarungen abzuschließen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Dieser Empfehlung wird nachgekommen.

Empfehlung 30:

Der LRH empfiehlt, beim Ankauf von neuen Prüfbussen auf die Einheitlichkeit der Ausstattung und Einrichtung zu achten.

Die Empfehlung ist in Umsetzung begriffen.

Empfehlung 31:

Der LRH empfiehlt der Referatsleitung des Referates „KFZ-Wesen“, die Fahrtenbücher in regelmäßigen Abständen auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit zu kontrollieren.

Dieser Empfehlung wurde in vollem Umfang nachgekommen.

Empfehlung 32:

Der LRH empfiehlt, die Einsatztage des mobilen Prüfzuges zu erhöhen.

Siehe Empfehlung 28.

Empfehlung 33:

Der LRH empfiehlt, den Prüfzug ebenfalls als eigenes Kostenobjekt zu führen und kostengenau abzugrenzen, um Kostenwahrheit und Kostentransparenz sicherzustellen.

Die Anzahl der Auszahlungen für den Prüfzug sind überschaubar. Daher erübrigt sich die Einrichtung einer eigenen Kostenstelle.

Empfehlung 34:

Der LRH wiederholt seine Empfehlung, Fahrtenbücher in regelmäßigen Abständen auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit zu kontrollieren sowie allfällige Mängel mit den Fahrzeugbenutzern zu besprechen.

Siehe Empfehlung 31.

Empfehlung 35:

Der LRH empfiehlt, dafür Sorge zu tragen, dass sämtliche abgeschlossenen Benützungsvereinbarungen im Referat „KFZ-Wesen“ aufliegen.

Sämtliche vorhandene Benützungsvereinbarungen werden nochmals geprüft und – aufgrund der langen Zeitdauer der Vertragsverhältnisse – in Verstoß geratene Vereinbarungen aktualisiert.

Empfehlung 36:

Der LRH empfiehlt, sämtliche zur Verfügung stehenden Werkstätten hinsichtlich der vorhandenen Infrastruktur zu evaluieren. Ziel sollte sein, dass nur mehr Werkstätten angefahren bzw. Vereinbarungen mit Werkstätten geschlossen werden, die den Anforderungen der KFZ-Prüfstelle entsprechen. Gegebenenfalls sollten auch neue Verträge mit Werkstätten in den Bezirken geschlossen werden.

Die Evaluierung sämtlicher zur Verfügung stehender Werkstätten ist bereits abgeschlossen, zudem wird gemeinsam mit der A16, FASTED an einem Konzept zur gemeinsamen Nutzung von Straßenmeistereien gearbeitet.

Empfehlung 37:

Vor diesem Hintergrund sieht der LRH die derzeitige Durchführung von amtlichen Überprüfungen bei privaten Werkstätten als problematisch an und empfiehlt dem Referat „KFZ-Wesen“, sämtliche Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zu ergreifen.

Die Errichtung von landeseigenen Prüfstellen wird zurzeit geprüft.

Die Evaluierung sämtlicher zur Verfügung stehender Örtlichkeiten ist bereits in Planung, zudem wird gemeinsam mit der A16, FASTED an einem Konzept zur gemeinsamen Errichtung und Nutzung von neuen landeseigenen Prüfhallen gearbeitet. Eine Kostenabschätzung für das Referenzprojekt „Prüfstelle Leibnitz“ durch die Firma GU-Baumanagement wurde bereits in Auftrag gegeben.

Empfehlung 38:

Um eine Entscheidungsbasis für die Errichtung landeseigener Prüfstraßen zu schaffen, empfiehlt der LRH, Auswertungen zum Nutzungsausmaß sowie zu den damit verbundenen Kosten aufzustellen und unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen eine „Make or Buy“-

Analyse durchzuführen.

Diese Empfehlung wird unter Hinweis auf die Ausführungen zur Empfehlung 36 und 37 nachgekommen.

Empfehlung 39:

Um eine nachvollziehbare Auszahlung der Gebühren bei der Benutzung von externen Prüfstellen zu gewährleisten, empfiehlt der LRH, ehestmöglich die genaue Erfassung der einzelnen Prüftage zu veranlassen bzw. ein effizientes Controlling zu installieren.

Dieser Empfehlung wurde in vollem Umfang nachgekommen.

Empfehlung 40:

Der LRH empfiehlt, dem Erlass der Abteilung 4 Finanzen (A4) betreffend Inventarisierung entsprechend, sämtliche Vermögensbestandteile in Bestandslisten anzulegen bzw. zu inventarisieren sowie in regelmäßigen Abständen eine Inventur vorzunehmen.

Die Inventur des technischen Equipments wurde im Rahmen des IKS der Abteilung 15 im Mai 2019 durchgeführt.

Empfehlung 41:

Da die fehlende Beeidung von NASV einen (relativen) Verfahrensmangel darstellt, empfiehlt der LRH, künftig die NASV zu beeiden.

Mit Jänner 2020 werden alle NASV neu bestellt und das Procedere entsprechend der Empfehlung des LRH angepasst.

Empfehlung 42:

Da die Leistungsbereiche der technischen SV und der Kfz-Prüfer sehr umfangreich und mit höchster Verantwortung verbunden sind, empfiehlt der LRH, die Bewertungen der Stellen gemäß der StEVO zu evaluieren und gegebenenfalls anzupassen.

In den letzten Monaten waren die Bemühungen erfolgreich, die personelle Situation in der KFZ-Prüfstelle – vor allem im technischen Bereich – zu verbessern. Der nächste Schritt wird sein, die derzeitige Bewertung der Stellen entsprechen der Empfehlung prüfen zu lassen.

 

Es wird daher der

Antrag

gestellt:

Der Landtag wolle beschließen:

Der Maßnahmenbericht der Steiermärkischen Landesregierung zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend Prüfbericht zu „KFZ-Landesprüfstelle“ (Einl.Zahl 3076/2, Beschluss Nr. 1060) wird zur Kenntnis genommen.