XVII. GESETZGEBUNGSPERIODE

TOP 19

EZ/OZ 1018/2

Schriftlicher Bericht

Ausschuss: Kontrolle

Mit Landtagsbeschluss Nr. 176 vom 15.03.2016 wurde der Bericht des Landesrechnungshofes betreffend „Systemprüfung Wohnhaussanierung (ausgewählte Prozesse)“ zur Kenntnis genommen. Gemäß Art. 52 Abs. 4 Landes-Verfassungsgesetz 2010 hat die Landesregierung spätestens 6 Monate nach Behandlung des Berichtes, für den Fall, dass der Bericht des Landesrechnungshofes Beanstandungen oder Verbesserungsvorschläge enthält, dem Kontrollausschuss im Landtag zu berichten.

Wie bereits in der Stellungnahme vom 15.01.2016 ausgeführt, darf allgemein ausgeführt werden:

Die derzeitige Organisation in den den Wohnbau betreffenden Bereichen der Fachabteilung Energie und Wohnbau fußt im Wesentlichen auf einer 2001 von einem externen Gutachter erstellten “Gesamtanalyse und Organisationskonzept für die Rechtsabteilung 14“. Im Projektteam dieser Studie waren u.a. auch Vertreter der Organisations-, der Personal- und der EDV-Abteilung des Landes eingebunden.
Im Endbericht vom Oktober 2002 wird jedenfalls damals schon von einer suboptimalen EDV-Ausstattung gesprochen.

Wie im LRH-Bericht dargestellt, hat die Landesamtsdirektion 2014 in Würdigung der Bedeutung eines angemessenen und wirksamen Internen Kontrollsystems (IKS) eine diesbezügliche Checkliste im Intranet den Abteilungen zur Verfügung gestellt. Im 2. Quartal 2014 wurde auch eine IKS-Querschnittserhebung über alle Abteilungen des Landes durchgeführt. Diese Erhebung orientierte sich an den Aktivitäten der IKS-Checkliste und basierte auf einer Selbstbeurteilung der Abteilungen, welche in weiterer Folge von der Internen Revision der Landesamtsdirektion bewertet worden ist.

Im Frühjahr 2015 wurde weiters von der Internen Revision eine Prüfung des Referates „Wohnungsneubau-Förderungen“ in der Fachabteilung Energie und Wohnbau abgeschlossen. Diese Prüfung umfasste auch das IKS, das Risikomanagement sowie die Implementierung des Organisationshandbuches in der Abteilung 15.

Auf Basis der bereits vorgenommenen Prüfungen der Internen Revision sowie einer adaptierten IKS-Checkliste setzt die Abteilung 15 derzeit ein Projekt zur formalen Implementierung eines IKS, eines Risikomanagements sowie eines Controllings um.

Demnach sollen zukünftig 2 abgestimmte IKS-Prozesse parallel laufen. Auf Ebene der Referate (dezentrales Kontrollsystem) soll der Fokus des IKS und des Risikomanagements überwiegend auf fachlichen und inhaltlichen Aspekten und den Durchführungsprozessen liegen. Auf der zentralen Ebene der Stabsstelle liegt der Fokus des IKS und des Risikomanagements dagegen auf den organisatorischen, finanztechnischen, personellen, EDV- und sicherheitstechnischen Aspekten.

Darüber hinaus wurde mit Auftrag vom 18.05.2015 das Projekt „Fachinformationsssystem Energie und Wohnbau (FIS-EW)“ gestartet. Ausgangsbasis für dieses Projekt war die bestehende Problematik in der Wohnbau-Software.
Wie der Landesrechnungshof anmerkt, stellt diese eine über Jahrzehnte gewachsene IT-Lösung dar und entspricht nicht den Erfordernissen an ein modernes IT-System. Die beiden bestehenden Applikationen „Wohnbausoftware“ und „Web-Forms“ entsprechen hinsichtlich Stabilität, Redundanz, Kapazität und der heterogenen Datenbankstruktur nicht den Anforderungen an ein zeitgemäßes Softwaresystem. Gleichzeitig besteht in der Abwicklung der Massenförderungen und der Jahrzehnte langen Förderdauer eine hohe Abhängigkeit vom IT-Bereich.

Einige Empfehlungen konnten bereits während der laufenden Prüfung umgesetzt werden. Die Anregungen der beiden Kontrolleinrichtungen werden jedenfalls in die bereits laufenden Projekte (Implementierung IKS, Risikomanagement und Controlling bzw. Fachinformationssystem Energie und Wohnbau „FIS-EW“) einbezogen werden. Dabei sollen bei einer neuen IT-Lösung und der anstehenden Einführung des ELAK auch die Voraussetzungen hinsichtlich der Datenpflege für den verstärkten Einsatz von Prüfroutinen und IT-unterstützter periodischer Kontrollverfahren geschaffen werden.

Zu den konkreten Feststellungen und Empfehlungen des Landesrechnungshofes wird ausgeführt:

• Der LRH empfiehlt, die Aufgaben des Beirates zu evaluieren. Die „Begutachtung“ von Massendaten erscheint aufgrund ihrer Substanzlosigkeit entbehrlich.

Stellungnahme der A15:

Die Aufgaben des Wohnbauförderungsbeirates sind durch das Landesgesetz vom 14.03.1979, mit dem ein Wohnbauförderungsbeirat eingerichtet wird, vorgegeben.  

Entsprechend dieser rechtlichen Grundlage hat sich der Wohnbauförderungsbeirat am 1. Juni 2016 insoferne auf eine Ablaufoptimierung geeinigt, als ab diesem Zeitpunkt bis auf weiteres nur mehr pro Quartal eine ordentliche Sitzung in Anwesenheit der Mitglieder/Ersatzmitglieder des Beirates und der 4 fachlichen Auskunftspersonen aus der Fachabteilung Energie und Wohnbau stattfinden werden.

Die übrigen Begutachtungen im Laufe des Jahres sollen im Umlaufwege erfolgen. Bei Nichtäußerung binnen sieben Tagen wird Zustimmung angenommen. Durch diese Umlaufbeschlüsse kann auch die Protokollierung vereinfacht werden.

Es wurde im Rahmen dieser Maßnahmen auf Basis des anzuwendenden Gesetzes jedenfalls eine Verwaltungsvereinfachung erwirkt.

•  Der LRH empfiehlt, zum Zwecke der Transparenz und Nachvollziehbarkeit für die einzelnen Fördermaßnahmen in der Wohnhaussanierung jeweils separate Buchhaltungskonten zu verwenden.

Stellungnahme der A15:

Hier ist auf die zentralen Vorgaben des Landes zu verweisen, die einen Gleichklang der Förderungsprogrammbezeichnungen mit ELKAT und TRADABA vorsehen. Demnach führen Änderungen oder Neuerungen von Förderungsprogrammen auch zu Änderungen im ELKAT (und der TRADABA) und damit zu einem erhöhten, internen Verwaltungsaufwand. Auch legt der sehr zeitintensive Prozess, welcher der Ausarbeitung des vorliegenden ELKAT voranging, nahe, dass flexible Anpassungen des ELKAT an oft kurzlebige Massenförderungssegmente gerade nicht leicht zu bewerkstelligen sind. In Förderungsbereichen, die eine gewisse Flexibilität bei Förderungsprogrammen verlangen, muss daher in der praktischen Abwicklung auch auf Sammelprogramme mit Subförderungsschienen zurückgegriffen werden. Bei einer Unterscheidung in UES und KS müssten daher auch parallel ELKAT und TRADABA angepasst werden.

Eine dieser Unterscheidung vorausgehende, wesentliche Verwaltungsvereinfachung wäre aus Sicht der Förderungsstelle daher jedenfalls eine Entkoppelung der Förderungsprogrammbezeichnungen von der ELKAT-Systematik, wobei letztere durchaus eine einheitliche, geclusterte Leistungsbeschreibung zu Prozessen der Förderungsabwicklung beinhalten könnte, ohne auf bestimmte Förderungs-Programmschienen (wie derzeit) namentlich einzugehen.

Ad Fachbereich Sanierung:

• Der LRH empfiehlt, dass Stichproben grundsätzlich von der kontrollierenden Fachbereichsleitung auszuwählen sind. Ebenso sollte die Stichprobenauswahl dem Grundsatz der Risikoorientierung entsprechen. Dies bedingt, dass in Förderbereichen mit höherem Risikopotenzial ein größerer Stichprobenumfang gewählt wird.

Stellungnahme der A15:

Die Fachbereichsleitung führt standardisierte Kontrollen der Förderabwicklung in zweifacher Form durch. Einerseits werden wöchentlich stichprobenweise der bereits vom Fachbereich Technik-Wohnbau begutachteten Förderakten kontrolliert, andererseits wird eine Plausibilitätskontrolle der Beiratsliste vorgenommen.

Die Stichprobenauswahl erfolgt mittels zufällig gezogener Proben ausschließlich durch die Fachbereichsleitung. Die Prüfung erfolgt nach Erstellung des Vorgutachtens (bei Einreichung aus Basis „Kostenvoranschläge) bzw. nach Erstellung des Technischen Gutachtens (bei Einreichung auf Basis „Rechnungen“). Im Schnitt werden ca. 30 Akten pro Monat geprüft (d.s. ca. 15%). Die diesbezügliche Dokumentation erfolgt durch ein Prüfprotokoll (siehe Beilage Abbildung 1).

Die generelle Implementierung zur automatisierten Vornahme einer nachvollziehbaren und objektiven Prüfroutine ist im künftigen Förderungsabwicklungs-Systems (FIS-EW) vorgesehen und wird den Leitfaden zum Ziehen von Stichproben des LFC umsetzen.

Der risikoorientierte Ansatz, wonach beispielsweise Akten ab einer bestimmten Höhe an förderbaren Kosten grundsätzlich im Sinne einer Vollprüfung zu kontrollieren sind, wurde bereits umgesetzt. Förderungsakten mit förderbaren Kosten ≥ 100.000,-- Euro werden einer generellen und umfassenden Prüfroutine unterzogen.

Vorgutachten/Gutachten, mit Mängeln bei der technischen Bearbeitung (z.B. Sanierungsmaßnahmen, die wegen des Baualters nicht förderbar sind), werden an den Fachbereich Technik zwecks Korrektur übermittelt. Festgestellte Mängel, die im Kompetenzbereich des Fachbereiches liegen, werden von den zuständigen SachbearbeiterInnen behoben. Fehler, deren Ursache im IT-Bereich liegt (z.B. falsche Anzahl der zu fördernden Wohneinheiten), werden im Wege der zuständigen EDV-Kontaktperson mit den Verantwortlichen im IT-Bereich abgeklärt. Die abschließende Kontrolle der Mängelbehebung obliegt ebenfalls ausschließlich der Fachbereichsleitung.

• Der LRH empfiehlt – beim derzeitigen System nachträglicher und manueller Kontrollen – neben der Beiratsliste zusätzlich eine eigene und für Kontrollzwecke geeignete Liste mit allen wesentlichen Informationen/Daten zu erstellen. Diese Liste sollte die Basis für die  Kontrollen vor jeder Beiratssitzung sein.

Stellungnahme der A15:

Seit Jänner 2016 besteht die Möglichkeit, die Beiratsliste profunder zu prüfen („Prüfliste“). Die Anzahl der möglichen Ökopunkte scheint derzeit auf der Prüfliste noch nicht auf, da die hiefür erforderliche Schnittstelle zur Wohnbausoftware bislang nicht hergestellt werden konnte (laut telefonischer Rücksprache mit Frau Ing. Eva Thanner, Abteilung 1 - siehe Beilage Abbildung 2 und 3).

• Der Landesrechnungshof empfiehlt:

  Darüber hinaus sollte das Ziel eines IKS sein, im IT-System entsprechende Prüfroutinen zu installieren, welche eine automatische und präventive Kontrolle gewährleisten. Damit soll eine effektive Kontrolle bei möglichst geringen Kontrollkosten ermöglicht werden.

Stellungnahme der A15:

Diese Empfehlung des LRH wird im Rahmen des Projektes FIS-EW in Abstimmung mit der Abteilung 1 (derzeit laufendes internes Projekt; voraussichtlich ab Herbst 2016 LAD-Projekt) berücksichtigt und umgesetzt werden.

• Der LRH empfiehlt, im Zuge von Kontrollen entdeckte Fehler zu dokumentieren und zu analysieren, um dadurch eine nachhaltige Behebung der Fehler zu ermöglichen. Auf Basis dieser Analysen sind Prüfroutinen im IT-System zu implementieren.

Stellungnahme der A15:

Im Zuge einer Implementierung von Prüfroutinen im IT-System sind die Vorgaben für die Kontrollmaßnahmen (z.B. Abgleich Datum der seinerzeitigen Baubewilligung mit förderbaren Sanierungsmaßnahmen, Schwellenwerte bei einzelnen förderbaren Maßnahmen [Badezimmer und WC]) exakt zu definieren.

Ermessensbereiche im Fachbereich Sanierung gibt es praktisch keine, da es klare gesetzliche Vorgaben (z.B. beim Errichtungsalter des Förderungsobjektes, bei der Art des Förderungswerbers, bei den Konditionen der förderbaren Darlehen) bzw. auf Grund der Förderungsrichtlinien (zB bei den höchstmöglichen förderbaren Kostensummen) gibt.

Das Datum der Benützungsbewilligung für das zu fördernde Objekt ist nachzuweisen, weil Fertigstellungsarbeiten an (jüngeren) Rohbauten im Rahmen der Wohnhaussanierung nicht gefördert werden können (z.B. das erstmalige Aufbringung eines Außenputzes in Form einer Wärmedämmung).

Auch im Zuge des Projektes FIS-EW wird der Fokus darauf gelegt werden.  

• LRH empfiehlt der FAEW, Maßnahmen dahingehend zu treffen, dass Daten in den IT-Applikationen nur von den für diese Daten zuständigen Bereichen abgeändert werden können. Änderungen von anderen Stellen sollten nur bei Vorliegen von entsprechenden Gründen möglich sein.

Stellungnahme der A15:

In erster Stelnungnahme vom 15.01.2016 wurde bereits ausgeführt, dass dahingehende IT-Anpassungen bereits vorgenommen wurden.

• Der LRH empfiehlt, ein Änderungsprotokoll zu generieren, welches alle Änderungen einer Periode zusammenfassend und übersichtlich darstellt. Dieses Protokoll sollte als Teil des IKS standardmäßig der Fachbereichsleitung, der Referatsleitung sowie der Fachabteilungsleitung übermittelt werden bzw. sollten diese Stellen über eine entsprechende Leseberechtigung verfügen. Auch aus Gründen der Dokumentation und Datensicherung sollte für die Wohnbausoftware künftig ein Änderungsprotokoll vorgesehen werden.

Stellungnahme der A15:

Der Anregung wird Folge geleistet werden.

Eine Korrektur des zu fördernden Darlehensbetrages nach „oben“ ist EDV-mäßig nicht mehr möglich (siehe Beilage Abbildung 4).

Ad Fachbereich Technik – Wohnbau:

• LRH empfiehlt der A15, aufbauend auf der bereits abgeschlossenen Prozesserhebung ein Prozesscontrolling zu installieren. Eckpunkte für ein derartiges Controlling stellen die Durchlaufzeiten, die Mengen sowie die Fehlerquote dar.

Stellungnahme der A15:

Dies wird Berücksichtigung und Umsetzung im Rahmen der Implementierung IKS, Risikomanagement und Controlling in der Abteilung 15 (laufendes Projekt) finden.

• Der LRH regt an, die Vor-Ort-Kontrollen mit einem Jahreskontingent zu begrenzen.

Stellungnahme der A15:

Ein Jahreskontingent der Vor-Ort-Kontrollen  stellt eine flexiblere Lösung dar und wird eingeführt.

• Ein Vier-Augen-Prinzip bzw. risikoorientierte Kontrollen, welche ein Vier-Augen-Prinzip in wesentlichen Bereichen ersetzen, sollten aufgrund des vorhandenen Risikopotenzials insbesondere im Fachbereich Technik-Wohnbau gegeben sein.

Der LRH empfiehlt, dass Stichproben grundsätzlich von der kontrollierenden Fachbereichsleitung auszuwählen sind. Ebenso sollte die Stichprobenauswahl dem Grundsatz der Risikoorientierung entsprechen. Dies bedingt, dass in Förderbereichen mit höherem Risikopotenzial ein größerer Stichprobenumfang gewählt wird.

Stellungnahme der A15:

Wie bereits in der Stellungnahme der FAEW zum Bericht des Landesrechnungshofes vom 15.1.2016 ausgeführt, sind manche Aspekte im Bereich der technischen Prüfung durchaus einer Nachkontrolle durch die Förderungsstelle zugänglich (Flächen- oder Wohnungsanzahl, Kostenvoranschläge oder Rechnungen im Vergleich zur vorgelegten Aufstellung der zu fördernden Sanierungsmaßnahmen, Datum der Baubewilligung bei bestimmten Förderungsgegenständen, wie z.B. Badsanierungen udgl.) und in wechselseitiger Abklärung. Auf Grund langjähriger Vollzugspraxis und Erfahrung wird eine Plausibilitätskontrolle jedenfalls gelebt.

Der Bereich Technik-Wohnbau  folgt den Empfehlungen des Landesrechnungshofes, wonach eine konsequente Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips personelle Ressourcen bindet und demnach mit Augenmaß vorzugehen ist.

Es werden in Zukunft ca. 5 % der Akten in den wesentlichen Vorgängen – vor allem bei der Festsetzung der Förderungshöhen – von einem zweiten Techniker aus dem Fachbereich Technik-Wohnbau überprüft und diese Überprüfung durch Unterschrift am Akt dokumentiert werden. Weitere 2 % werden vom Fachbereichsleiter bzw. dessen Stellvertreterin geprüft. Diese Akten werden entsprechend dem risikoorientierten Ansatz ermittelt, wobei die Höhe der Förderung der entscheidende Faktor ist.

Zusätzlich werden 10 Akten pro Monat vom Fachbereichsleiter nach dem Zufallsprinzip ermittelt und einer stichprobenartigen Kontrolle unterzogen. Die von der Fachbereichsleitung geprüften Akten werden mittels Prüfprotokoll dokumentiert.

Im Sinne der Qualitätssicherung und zur Überprüfung der ordnungsgemäßen förderungsrelevanten Ausführung wird auch für die Vor-Ort-Kontrollen das 4-Augen-Prinzip festgelegt. Auswahlkriterium wird die Komplexität und die Kumulation von verschiedenen Förderschienen sein, aber auch anlassbezogene Beurteilungen. Die Anzahl liegt im einstelligen Prozentbereich und orientiert sich an der Übersichtlichkeit und Schwierigkeit der Materie. Die Prüfung wird vom Fachbereich Technik-Wohnbau dokumentiert.

• Der LRH empfiehlt, die Rotation der bezirksweisen Betreuung durch die Mitarbeiter des Fachbereiches in wesentlich kürzeren Zeitabständen zu veranlassen. Da sich der Fachbereich Technik-Wohnbau als risikoreichster Bereich darstellt, empfiehlt der LRH, ergänzend zur Rotation, die Zuteilung der Anträge an die technischen Referenten durch die IT mittels Zufallsgenerator in Erwägung zu ziehen. 

Stellungnahme der A15:

Wie bereits mit Stellungnahme vom 15.01.2016 mitgeteilt, wird eine Rotation im Bereich Technik-Wohnbau mit 01.01.2017 erfolgen.

Ad IT-Bereich:

Stellungnahme der A15:

Wie bereits in der Stellungnahme der Fachabteilung Energie und Wohnbau vom 15.01.2015 angemerkt, wurden einige Empfehlungen bereits während der Prüfung des Landesrechnungshofes umgesetzt. Die weiteren Anregungen des Landesrechnungshofes wurden in die beiden nach wie vor laufenden Projekte (Implementierung IKS, Risikomanagement und Controlling bzw. Fachinformationssystem Energie und Wohnbau „FIS-EW“) einbezogen – Zieldefinitionen, Projektschwerpunkte und Arbeitspakete wurden entsprechend den Empfehlungen des Landesrechnungshofes adaptiert. Mit einer neuen IT-Lösung und der anstehenden Einführung des ELAK sollen auch die Voraussetzungen hinsichtlich der Datenpflege für den verstärkten Einsatz von Prüfroutinen und IT-unterstützter periodischer Kontrollverfahren geschaffen werden. Parallel zur internen Projektabwicklung wurden bereits Abstimmungsgespräche mit der Abteilung 1/Referat IT-Lösungen geführt. Voraussichtlich mit Herbst 2016 soll das Abteilung 15 interne Projekt FIS-EW gemeinsam mit der Abteilung 1 als LAD-Projekt fortgeführt werden, um damit eine effiziente und bedarfsgerechte Projektabwicklung und Projektumsetzung zu gewährleisten.

• Der LRH empfiehlt, künftig mittels Prüfroutinen sicherzustellen, dass nicht plausible Datenerfassungen IT-mäßig unterbunden werden.

Stellungnahme A15:

Diese Empfehlung des LRH wird im Rahmen des Projektes FIS-EW in Abstimmung mit der Abteilung 1 (derzeit laufendes internes Projekt; voraussichtlich ab Herbst 2016 LAD-Projekt) berücksichtigt und umgesetzt werden.

• Bei Beibehaltung der derzeitigen IT-Lösungen der Förderabwicklung ist eine entsprechende Schnittstelle zur  Sicherung der Daten des technischen Gutachtens in der Wohnbausoftware zu implementieren.
• Der LRH weist darauf hin, dass die Vermeidung von Redundanz sowie die Sicherstellung einer entsprechenden Stammdatenhaltung Voraussetzungen für die Implementierung von Prüfroutinen im IT-System sind.
• Der LRH verweist auf die Notwendigkeit eines gesicherten Daten- bestandes im IT-System zur Vollziehung von Prüfroutinen.
• Der LRH empfiehlt, für die Erfassung der Datumsangaben künftig eine Prüfroutine derart vorzusehen, als das Datum der Auszahlung nicht älter als jenes der Zusicherung sein kann.

Stellungnahme der A15:

Die obigen 4 Hinweise bzw. Empfehlungen des LRH werden aufgenommen und sich im Rahmen des Projektes FIS-WE wiederfinden.

• Sofern die LDF nicht künftig für die Abwicklung der KS und der UES als integrierte Lösung herangezogen wird, sollte für die Datenübertragung aus der LDF eine automatische Schnittstelle geschaffen werden.
• Der LRH empfiehlt dennoch, eine automatische Überleitung des SNIC von Förderungswerbern im Ökobereich aus der LDF in die Wohnbausoftware sicherzustellen. Sollte künftig für die Abwicklung im Sanierungsbereich    eine neue Applikation implementiert werden, so ist eine automatische und anforderungsgerechte Schnittstelle in die LDF in die Anforderungskriterien für die Anschaffung bzw. in das Pflichtenheft aufzunehmen.
• Der LRH empfiehlt, den personenbezogenen SNIC um einen Objekt-SNIC zu ergänzen. Dies erleichtert die eindeutige Identifikation der objektbezogenen Förderungen im Sanie-ierungsbereich sowie die Implementierung einer Schnittstelle von der LDF in die IT-Applikationen der Wohnhaussanierung.
• Eine Evaluierung einer künftigen Vergabe des SNIC in der LDF auf Basis bereits bestehender Nummernregister (z.B. Sozialversicherungsnummer, Firmenbuchnummer) sollte aus Sicht des LRH vorgenommen werden.

Stellungnahmer der A15:

Die oben angeführten Empfehlungen des LRH zur Vermeidung von Mehrfachförderungen sind Gegenstand des aktuell in Entwicklung befindlichen Projektes FIS-EW.

• Der LRH empfiehlt der FAEW gesamthaft für alle Förderungsprozesse,  Schnittstellen auf ein notwendiges Maß zu reduzieren. Die Zuverlässigkeit einer Schnittstelle muss regelmäßig getestet werden, die Datenüberleitung muss dokumentiert sein.
• Sofern die LDF nicht künftig für die Abwicklung der KS und UES als integrierte Lösung herangezogen wird – dies ist im Bereich der Ökoförderungen derzeit der Fall – sollte aus Sicht des LRH für die Datenübertragung aus der LDF eine automatisierte Schnittstelle geschaffen werden. Diese sollte den allgemeinen Anforderungen an eine Schnittstelle entsprechen.
• Der LRH empfiehlt, bei einer eventuellen zukünftigen Datenmigration in ein Neusystem die zu übernehmenden Daten vor der Übernahme entsprechend zu warten.

• Bestehende Redundanzen sind in eine Risikoanalyse einzubeziehen. Sollte das bestehende System mit vertretbaren Kosten nicht an ein zeitgemäßes IKS-konformes System angepasst werden können, so ist eine Ablöse des Systems in Betracht zu ziehen.

• Feststellungen und Empfehlungen des LRH aus der gegenwärtigen Prüfung sollten in dasProjekt FIS-EW einbezogen werden. Ein Hauptaugenmerk gilt hier der Schaffung der Voraussetzungen für Prüfroutinen.

Stellungnahme der A15:

Die obigen Empfehlungen des LRH zum Themenkreis IT-Applikation – Schnittstellen – Vorsysteme sind ebenfalls in Umsetzung befindlich, in dem sie im Rahmen von FIS-EW festgeschrieben werden.

• Der LRH empfiehlt, eine gesamthafte Risikoanalyse der bestehenden Systeme und Prozesse der Förderungsabwicklung im Rahmen des laufenden Risikomanagement-Projektes sicherzustellen. Inhärente Risiken der Förderungsabwicklung sind demnach zu analysieren und zu dokumentieren.

• Der LRH empfiehlt der A15, bei der Implementierung eines Risikomanagement-Prozesses ein Notfallmanagement im Sinne einer Strategie zur Aufrechterhaltung wesentlicher Prozesse in Krisenfällen (Business Continuity Strategie) einzubeziehen.

Stellungnahme der A15:

Die beiden genannten Problemkreise finden Berücksichtigung im Rahmen der Erstellung und Umsetzung des IKS.

• Der LRH empfiehlt, entsprechende technische und anwenderbezogene Dokumentationen der in den Förderverfahren eingesetzten Applikationen zu erstellen. Die Dokumentationen sind nach Erstellung ebenso wie Schulungsunterlagen aktuell zu halten. Im Falle einer künftigen Neuanschaffung oder Neuprogrammierung der Applikationen ist auf das Vorliegen entsprechender Verfahrensdokumentationen und Schulungsunterlagen zu achten.

• Der LRH ist der Meinung, dass Datenfelder, welche der Erfassung von Förderungsvoraussetzungen dienen (z.B. dem Vorliegen einer Benützungsbewilligung), jedenfalls zu pflegen sind. Diese Felder sind als Muss-Felder zu definieren, dadurch ist eine Erfassung in jedem Fall erforderlich. Der LRH empfiehlt in diesem Fall der FAEW weiters die Definition und Festlegung eines Codes für jene Fälle, in denen das Jahr der Benützungsbewilligung von der Baugemeinde glaubhaft gemacht werden konnte.
• Der LRH empfiehlt, für die Erfassung von Adressdaten eine Verknüpfung der Wohnbausoftware mit dem Gebäude- und Wohnungsregister des Bundes herzustellen. Für allfällige Neuanschaffungen von Applikationen ist eine derartige Verknüpfung ebenfalls in Betracht zu ziehen.
• Bei einer Adaptierung des bestehenden Systems bzw. bei einer allfälligen Implementierung einer neuen IT-Lösung sollten hinsichtlichder Datenpflege die Voraussetzungen für einen verstärkten Einsatz von Prüfroutinen geschaffen werden.

Stellungnahme der A15:

Die Empfehlungen des LRH betreffend Dokumentation der IT sowie Stammdatenverwaltung befindet sich im Status der Umsetzung und wird Teil des Pflichtenbuches im Rahmen des FIS-EW sein.

• Der LRH empfiehlt, im Rollenkonzept sicherzustellen, dass Förderdaten nur im jeweiligen Verantwortungsbereich sowie von übergeordneter Stelle erfasst, abgeändert bzw. gelöscht werden können. Die in den IT-Applikationen der Wohnbauförderung zugewiesenen Rollen sind in den Stellenbeschreibungen des OHB entsprechend zu dokumentieren.

Stellungnahme der A15:

In den Stellenbeschreibungen sind Leistungen definiert und aufgeführt. Im Rahmen einer konkreten Leistung werden entsprechende Rollen wahrgenommen – das können ein oder mehrere Prozessschritte dieser Leistung sein. Nach den Vorgaben der Abteilung 1 sind Prozessschritte in den Stellenbeschreibungen nicht anzuführen. Es ergibt sich daher nur die Möglichkeit, diese Rollen im Feld „Funktionen“ anzugeben. Für das Feld „Funktionen“ gibt es wiederum eine umfassende und verbindliche Liste der Abteilung 1, aus der Funktionen für die Stellenbeschreibungen ausgewählt werden können. Konkrete Rollen innerhalb diverser IT-Systeme finden sich darin allerdings nicht. Daraus kann nun abgeleitet werden, dass die Abteilung 15 keine Möglichkeit hat, Rollen von IT-Systemen in Stellenbeschreibungen zu dokumentieren.

• Der LRH empfiehlt der Vergabe- und Auszahlungsstelle, Fehlerprotokolle zu sammeln und im Zusammenwirken mit der A1 auf Basis dieser Protokolle und zuvor durchgeführter Fehleranalysen Systemfehler möglichst nachhaltig zu beheben.

Stellungnahme der A15:

Dieser Empfehlung wird künftig von der FAEW nachgekommen werden.

• Die Zielsetzung für das IKS in der A15 besteht aus Sicht des LRH auch in einer möglichst optimalen Einbindung der IT zum Zwecke der Implementierung einer Kontrollautomatik. Dadurch sollen individuell verursachte Fehler ausgeschlossen bzw. eingeschränkt werden. Ebenso ist die Wirkung des IKS regelmäßig zu überprüfen.

• Der LRH empfiehlt der FAEW, entsprechend den Zielen der adaptierten IKS-Checkliste (dies sind insbesondere die Schaffung einer Kontrollautomatik sowie die Einbeziehung organisatorischer oder technischer Hilfsmittel zur Vermeidung individueller Fehler) ein Continuous Auditing im Sinne IT-unterstützter periodischer Kontrollverfahren zu installieren.

Stellungnahme der A15:

Durch die Entwicklung im Implementierung der beiden laufenden Großprojekte IKS sowie FIS-EW werden auch diese Empfehlungen berücksichtigt und umgesetzt werden.

Es wird daher der

Antrag

gestellt:

Der Landtag wolle beschließen:

Der Maßnahmenbericht der Steiermärkischen Landesregierung zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend „Systemprüfung Wohnhaussanierung (ausgewählte Prozesse)“ (Einl.Zahl 481/2, Beschluss Nr. 176) wird zur Kenntnis genommen.