XVII. GESETZGEBUNGSPERIODE

TOP 14

EZ/OZ 3452/2

Schriftlicher Bericht

Ausschuss: Kontrolle

Mit Landtagsbeschluss Nr. 974 vom 15.01.2019 wurde der Prüfbericht des Landesrechnungshofes betreffend „Gebarung, Organisation und Auslastung der Einrichtung Hirtenkloster“ zur Kenntnis genommen. Gemäß Art. 52 Abs. 4 Landes-Verfassungsgesetz 2010 hat die Landesregierung spätestens 6 Monate nach Behandlung des Berichtes, für den Fall, dass der Bericht des Landesrechnungshofes Beanstandungen oder Verbesserungsvorschläge enthält, dem Kontrollausschuss im Landtag zu berichten.

Dazu wird seitens der Abteilung 11 Fachabteilung Soziales und Arbeit folgender Bericht abgegeben:

Der Landesrechnungshof (LRH) überprüfte das Hirtenkloster (HK), das als sozialer Betrieb der Fachabteilung Soziales und Arbeit (FASA) der Abteilung 11 Soziales, Arbeit und Integration (A11) eingerichtet ist und aus einer Landessonderschule sowie einem Landeshort besteht. Geprüft wurden Organisation und Gebarung der Einrichtung sowie diverse Sachverhalte bzgl. der Liegenschaft, auf der sich der Komplex befindet. Der Prüfzeitraum umfasste die Jahre 2015 bis 2017.

Im Ergebnisbericht des Landesrechnungshofes wurden schließlich konkrete Empfehlungen zur Optimierung der Abläufe und der Organisation des Hirtenklosters abgegeben. Da das Sozialressort stets ein großes Interesse an Verbesserungen hat, wurden diese Empfehlungen selbstverständlich aufgenommen, umgehend geprüft und unverzüglich mit der Umsetzung der Vorschläge und Empfehlungen begonnen. Der größte Teil der Empfehlungen des LRH ist mittlerweile bereits umgesetzt, weitere Empfehlungen sind in laufender Bearbeitung.

1. Der LRH empfiehlt, den bestehenden Verhaltenskodex den Mitarbeitern des HK als Information und Handlungsanleitung im Umgang mit Gewalt und Missbrauch zur Verfügung zu stellen und damit das noch zu implementierende systematische Beschwerde- und Krisenmanagement zu ergänzen (S. 14).

Der Verhaltenskodex wurde der Einrichtung zur Verfügung gestellt und wird in das Beschwerde- und Krisenmanagement einfließen.

2. Um den Verwaltungsablauf zu vereinfachen und Ressourcen optimal zu nutzen, empfiehlt der LRH, die Verhandlungen zwischen der A6 und der A11 wiederaufzunehmen, um die Zuständigkeit für die Zusatzbetreuung an Schulen, Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtungen in einem Ressort zentral zu verankern (S. 16).

Die diesbezügliche Kooperation und Koordination der A6 und A11 wurde intensiviert. Seitens der A6 und A11 wurden gemeinsam Planungen für die Pilotierung einer schulspezifisch koordinierten Zusatzbetreuung durchgeführt und diese dem zuständigen Schulerhalter zur Umsetzung vorgeschlagen.

Es darf jedoch angemerkt werden, dass es insgesamt für eine effiziente Umsetzung eines inklusiven Unterrichts auch eine Evaluierung und Neubewertung der Ressourcen für die inklusive Beschulung von Kindern und Jugendlichen mit Behinderungen durch den Bund bedarf (siehe Bericht des Bundes-Rechnungshofs „Inklusiver Unterricht“ / 2019). Diese Notwendigkeit wurde im Zuge eines einstimmigen Beschlusses der LandessozialreferentInnen-Konferenz am 24.05.2019 an das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung herangetragen.

3. Um Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt der LRH, eine einheitliche Bezeichnung zu verwenden (S. 17).

Nunmehr wird ausschließlich der gemäß Geschäftseinteilung des Amtes der Steiermärkischen Landesregierung vorgegebene Begriff „Soziale Betriebe Land Steiermark“ zur internen Verwendung herangezogen.

4. Der LRH empfiehlt, sich bei der Erstellung eines Handbuches zur Ablauforganisation im HK am Prozessmanagement-Handbuch des Landes zu orientieren (S. 19).

In die Überarbeitung des Organisationshandbuches flossen wesentliche Aspekte des Prozessmanagements des Landes Steiermark ein. Bei der Bearbeitung der Konzepte zum Beschwerdemanagement, Krisenmanagement und des Brandschutzkonzepts wurden, ausgehend von der Analyse der IST-Situation, Prozesse zur Erreichung einer SOLL-Situation definiert und umgesetzt. Die erstellten Handlungskonzepte legen Arbeitsabläufe fest, wodurch die Handlungssicherheit der Mitarbeiter auch in komplexen Situationen steigt und eine Qualitätssicherung gewährleistet wird. Insbesondere das Beschwerdemanagement dient in erster Linie dazu die Qualität der Leistungen des Hirtenklosters zu verbessern und zu mehr Transparenz und Kundenzufriedenheit beizutragen.

5. Der LRH empfiehlt, ein aktuelles Organigramm zu erstellen, um damit die personelle und organisatorische Struktur des HK und die jeweiligen Verantwortlichkeiten darzustellen (S. 20).

Die notwendigen Änderungen wurden bereits von der A1 durchgeführt.

6. Der LRH empfiehlt, die Tätigkeitsbeschreibungen der Landesbediensteten des HK ins OHB der A11 aufzunehmen, um Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen der Mitarbeiter klar zu definieren (S.22).

Im Zuge der Bearbeitung des Organisationshandbuches (OHB) des Hirtenklosters wurden die Tätigkeitsbeschreibungen der einzelnen Berufsgruppen neben den Stellenbeschreibungen ins Organisationshandbuch aufgenommen.

7. Der LRH stellt auf Grundlage der Übersicht der durchgeführten Mitarbeiterorientierungsgespräche (MOG) fest, dass im dreijährigen Prüfungszeitraum nicht mit allen der Leitung des HK unterstellten Landesbediensteten ein MOG geführt wurde. Der LRH regt daher an, MOG in regelmäßigen Zeitabständen mit allen Landesbediensteten im HK zu führen (S. 31).

Mitarbeiterorientierungsgespräche werden in regelmäßigen Abständen durchgeführt.

8. Der LRH regt jedoch an, in regelmäßigen Abständen auf den Richterlass der A5 betreffend Nebenbeschäftigung und Nebentätigkeit hinzuweisen (S. 32).

Im Hirtenkloster sind derzeit keine Nebenbeschäftigungen und/oder Nebentätigkeiten gemeldet. Durch einen jährlichen Umlauf (jeweils zu Schulbeginn) wird der Richterlass den MitarbeiterInnen nachweislich zur Kenntnis gebracht.

9. Der LRH empfiehlt der Leitung des HK, die Leistungsbuchungen in der ELZE in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren bzw. einer Plausibilitätsprüfung zu unterziehen und gegebenenfalls auf Missverhältnisse hinzuweisen bzw. diese zu korrigieren (S. 34).

Regelmäßige Kontrollen und Prüfungen finden statt und werden dokumentiert. Hierbei auftretende Unklarheiten werden mit den betroffenen MitarbeiterInnen besprochen und etwaige Korrekturen vorgenommen. Um künftig sicherzustellen, dass ELZE Eintragungen von allen MitarbeiterInnen durchgeführt werden können, wurden zusätzliche PC – Arbeitsplätze geschaffen.

10. Der LRH hat jenen Teil des Rechnungsprozesses, der im HK stattfindet, stichprobenartig geprüft. Dieser erfolgte grundsätzlich prozess- und rechtskonform. In Einzelfällen fand keine Dokumentation des Vier-Augen-Prinzips statt. Der LRH empfiehlt, die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips auf allen Rechnungen mittels Unterschrift zu dokumentieren (S. 36).

Das Vier-Augen-Prinzip wird ausnahmslos durchgeführt und dokumentiert.

11. Der LRH empfiehlt in Abstimmung mit der Anwaltschaft für Menschen mit Behinderung, dass diese vier Mitarbeiter ohne Fachausbildung jedenfalls die Ausbildung „Unterstützung bei der Basisversorgung“ absolvieren sollten, um das Fehlen einer einschlägigen Fachausbildung zumindest teilweise kompensieren zu können. Es ist sicherzustellen, dass sämtliche Pfleger die entsprechende Ausbildung und Eignung besitzen, um die individuellen Bedarfe der Kinder im HK zu decken (S. 39).

Es wurde umgehend auf die Empfehlung reagiert und die entsprechende Ausbildung der MitarbeiterInnen unverzüglich in die Wege geleitet. Von diesen vier betroffenen MitarbeiterInnen haben zwei die Ausbildung „Unterstützung bei der Basisversorgung“ bereits erfolgreich absolviert, die weiteren zwei MitarbeiterInnen sind zum entsprechenden Kurstermin mit Start 30.09.2019 angemeldet und werden die Ausbildung voraussichtlich mit Dezember 2019 abschließen.

12. Der LRH empfiehlt die ehestmögliche Konkretisierung der Aus- bzw. Fortbildungsmaßnahmen aus der Jahresplanung 2018. Darüber hinaus wird empfohlen, geplante Aus- und Fortbildungsmaßnahmen zukünftig spätestens zu Jahresbeginn so weit wie möglich zu konkretisieren (S. 39).

Der Empfehlung des LRH wird bereits seit dem Jahr 2017 mithilfe der einrichtungsspezifischen Jahresplanung Rechnung getragen.

13. Der LRH empfiehlt, für die im Bedarfsfall notwendige Inanspruchnahme einer diplomierten Gesundheits- und Krankenschwester der Mosaik GmbH durch das HK eine entsprechende Vereinbarung zu erstellen, um die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche schriftlich zu definieren. Über das Ausmaß sollten entsprechende Aufzeichnungen geführt und gegebenenfalls weitere organisatorische Vorkehrungen für den gegenständlichen Bereich getroffen werden (S. 40).

Bereits seit September 2018 werden konkrete Aufzeichnungen über die Bedarfe einer Beiziehung einer diplomierten Gesundheits- und Krankenschwester geführt und die Erfahrungswerte hinsichtlich der Beiziehung einer diplomierten Gesundheits- und Krankenschwester der Mosaik GmbH durch das HK dokumentiert. Mit Beginn des nächsten Schuljahres wird es eine entsprechende vertragliche Vereinbarung mit der Mosaik GmbH über die entsprechenden Aufgaben der   diplomierten Gesundheits- und Krankenschwester und die Modalitäten der Leistungserbringung geben.  

14. Der LRH empfiehlt, ein Beschwerde- und Krisenmanagementsystem auf der Grundlage eines geordneten Ablaufplans für den Umgang mit Beschwerden im HK zu implementieren. Wesentliche interne Abläufe sollten schriftlich dargestellt und damit nachvollziehbar gemacht werden (S. 41).

Ein entsprechendes Beschwerdemanagementsystem wurde bereits erarbeitet, ein Krisenmanagementsystem befindet sich noch in Arbeit und wird in Kürze abgeschlossen sein.

15. Der LRH empfiehlt, den tatsächlichen Umfang des Mietgegenstandes zu erheben, um darauf aufbauend sowie anhand weiterer Bewertungsmaßstäbe (z. B. Zustand, Örtlichkeit) den derzeit vom Land zu leistenden Mietzins zu bewerte (S. 45).

Die Bestandspläne des Hirtenklosters wurden zwischenzeitig erhoben und liegen der Abteilung 11 nun vor (siehe Beilage). Diese wurden, wie angekündigt, an den Landesgeschäftsführer der LIG, Herrn DI Carl Skela zur fachlichen Expertise und Stellungnahme bezüglich des angemessenen und ortsüblichen Mietpreises übermittelt. Nach Erhalt der Stellungnahme seitens der LIG wird diese unverzüglich übermittelt werden.

16. Der LRH stellte fest, dass es hinsichtlich der Kostenteilung keine schriftliche Kostenteilungsvereinbarung gibt und dem LRH auch kein entsprechender Vermerk vorgelegt werden konnte. Der LRH empfiehlt, für etwaige Kostenteilungen bei Investitionen schriftliche Kostenteilungsvereinbarungen zu erstellen, um die Nachvollziehbarkeit der Entscheidung zu gewährleisten (S. 47).

Der Empfehlung des LRH wird für künftige Bauvorhaben nachgekommen.

Es wird daher der

Antrag

gestellt:

Der Landtag wolle beschließen:

Der Maßnahmenbericht der Steiermärkischen Landesregierung zum Prüfbericht des Landesrechnungshofes betreffend „Gebarung, Organisation und Auslastung der Einrichtung Hirtenkloster“ (Einl.Zahl 2677/2, Beschluss Nr. 974) wird zur Kenntnis genommen.