XVII. GESETZGEBUNGSPERIODE

TOP 13

EZ/OZ 3257/2

Schriftlicher Bericht

Ausschuss: Kontrolle

Mit Landtagsbeschluss Nr. 919 vom 23.10.2018 wurde der Bericht des Landesrechnungshofes betreffend „Organisation der Bezirkshauptmannschaft Hartberg-Fürstenfeld“ zur Kenntnis genommen. Gemäß Art. 52 Abs. 4 Landes-Verfassungsgesetz 2010 hat die Landesregierung spätestens 6 Monate nach Behandlung des Berichtes, für den Fall, dass der Bericht des Landesrechnungshofes Beanstandungen oder Verbesserungsvorschläge enthält, dem Kontrollausschuss im Landtag zu berichten.

Daher wird nachstehender Maßnahmenbericht erstattet:

Ad Kapitel 3.1 - Ziele und Strategien

Empfehlung: Zielsetzungen und Strategien ehestmöglich in das OHB aufzunehmen

Bei den laufenden Mitarbeiterorientierungsgesprächen des Behördenleiters mit den Referatsleitungen werden die Ziele und Strategien der einzelnen Rechts- und Fachreferate erörtert und in weiterer Folge im OHB eingearbeitet, sodass sie bei der nächsten Vorlage zur Genehmigung aufscheinen.

Ad Kapitel 3.3 – Organisatorische Gliederung

Empfehlung: kritische Hinterfragung bzw. Evaluierung der Aufgabenverteilung innerhalb der beiden Standorte

Die Optimierung der Leistungserbringung durch Verteilung der Aufgaben innerhalb der beiden Standorte ist auch ein Thema der Mitarbeiterorientierungsgespräche.

In der Bezirkshauptmannschaft Hartberg-Fürstenfeld werden in den nächsten 5 bis 10 Jahren rund ein Drittel aller Bediensteten in den Ruhestand übertreten. In diesem Zusammenhang wird überprüft, inwieweit Aufgaben zusammengeführt werden können bzw. welche Aufgaben sinnvollerweise weiterhin an beiden Standorten angeboten werden.

Ad Kapitel 3.4 – Stellenbeschreibungen

Empfehlung: Ausweisung der Wertigkeit der Stelle in der Stellenbeschreibung

Es darf auf die ausführliche Stellungnahme im Bericht verwiesen werden.

Ad Kapitel 3.5 – Organisationsinterne Regelungen

Empfehlung: Optimierung des OHB

Die organisatorischen Regelungen im OHB wurden neu gegliedert und nach Sachgebieten geordnet.

Ad Kapitel 4.3 – Kontrollmechanismen

Empfehlung: Evaluierung des Einsatzes weiterer Fristenmanagementsysteme

In den Referaten Sicherheit und Anlagen wird ein EDV-unterstütztes Fristenmanagement bereits angeboten. Das neu implementierte „Strafprogramm VSTV-NEU“ wird ebenso ein funktionierendes Fristenmanagement gewährleisten. Darüber hinaus gibt es auch über den ELAK die Möglichkeit zur Setzung von individuellen Fristen, um eine ordnungsgemäße und rechtzeitige Aktenerledigung zu garantieren. Grundsätzlich ist bei der Implementierung neuer Programme (wie zuletzt bei ISOMAS) ein geordnetes Fristenmanagement zu berücksichtigen.

Ad Kapitel 4.4 – Implementierung eines IKS

Empfehlungen: Evaluierung des bestehenden IKS sowie Überarbeitung bzw. Aktualisierung der IKS-Checklisten

In Anlehnung an die Empfehlung des Landesrechnungshofes ist beabsichtigt, das IKS der Bezirkshauptmannschaft Hartberg-Fürstenfeld jährlich zu überarbeiten. Die wesentlichsten und risikoreichsten Prozesse werden anlässlich der Mitarbeiterorientierungsgespräche 2019 definiert und im Anschluss dokumentiert.

Ad Kapitel 5 – Qualitätsmanagement und Prozesse

Empfehlung: Nutzung KVP zur Evaluierung und Neugestaltung der Prozesse samt Dokumentationen

Der anlässlich des letzten CAF erstellte Aktionsplan wird überarbeitet. Ein Fokus wird auf der Evaluierung und Neugestaltung der Prozesse liegen.

Ad Kapitel 6.2 – ELZE

Empfehlungen: einheitliche Erfassung und Controlling

In den Dienstbesprechungen wird auf die Bedeutung der ELZE, insbesondere auch mit dem im Aufbau befindlichen eRZL hingewiesen und die ELZE-Daten regelmäßig einer Plausibilitätsprüfung unterzogen.

Ad Kapitel 6.4 – Tätigkeitsbericht

Empfehlung: Aufnahme von Wirkungs-, Leistungs- und Budgetzielen

Der derzeitige Tätigkeitsbericht wird ausschließlich als Information über die Leistungen, Tätigkeiten und Entwicklungen gesehen und stellt kein Planungsinstrument dar.

Ad Kapitel 7.1 – Dienstbesprechungen, Fort- und Weiterbildung

Empfehlung: Dienstbesprechungen innerhalb der Blockzeit

In der Bezirkshauptmannschaft Hartberg-Fürstenfeld herrscht in fast allen Bereichen gerade vormittags ein enormer Parteienverkehr, der durch Dienstbesprechungen mit allen Referatsbediensteten stark beeinträchtigt wäre. Die Termine der Dienstbesprechungen werden am Anfang des Jahres in jedem Referat allen Bediensteten bekanntgegeben, sodass sich insbesondere auch Teilzeitbeschäftigte rechtzeitig auf diese Zeiten einstellen können.

Empfehlungen: verstärkte Nutzung von SharePoint und Wissensmanagement

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden zuletzt mit der Genehmigung des OHB und der Veröffentlichung auf SharePoint auf diese Kollaborationsplattform hingewiesen. Daneben bleibt die Informationsweitergabe mittels E-Mail-Verkehr, Dienstbesprechungen sowie über den Transferserver aufrecht.

Ad Kapitel 8.2 – Ausgewählte Bereiche

Empfehlung: regelmäßige Erinnerung an den Richterlass der A5 zu Nebenbeschäftigung und Nebentätigkeiten

Die Nebenbeschäftigungen und Nebentätigkeiten der Bediensteten wurden zuletzt mit 10.04.2018 mit den im SAP aufscheinenden Listen verglichen und überprüft. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden auch auf die Meldepflicht hingewiesen. Der Erlass Nebenbeschäftigungen und Nebentätigkeiten der Abteilung 5 wurde zuletzt am 27.02.2019 neuerlich allen Bediensteten nachweislich zur Kenntnis gebracht.

Empfehlung: Evaluierung der Dienstreisen

Im Zusammenhang mit der Feststellung des Landesrechnungshofes, dass die Fachreferate „Veterinär“ und „Forst“ die meisten Reisekosten beanspruchen wird darauf hingewiesen, dass in diesen Referaten aufgrund der Struktur (rinderreichster Bezirk, waldreicher Bezirk, Kleinstrukturiertheit) nachweislich ein verstärkter Außendienst erforderlich ist.

Unabhängig davon wird seitens der Bezirkshauptmannschaft Hartberg-Fürstenfeld, wie bereits vor der Fusion der Bezirke Hartberg und Fürstenfeld, das Dienstreiseverhalten stichprobenartig überprüft.

Es wird daher der

Antrag

gestellt:

Der Landtag wolle beschließen:

Der Maßnahmenbericht der Steiermärkischen Landesregierung zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend „Organisation der Bezirkshauptmannschaft Hartberg-Fürstenfeld“ (Einl.Zahl 2595/2, Beschluss Nr. 919) wird zur Kenntnis genommen.