LANDTAG STEIERMARK
XVII. GESETZGEBUNGSPERIODE


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EZ/OZ 1526/3

Schriftlicher Bericht

Ausschuss: Kontrolle

Betreff:
Maßnahmenbericht an den Kontrollausschuss des Landtages Steiermark gemäß Art. 52 Abs 4 L-VG zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend Styria Vitalis (Einl.Zahl 1029/2, Beschluss Nr. 336)

 

zu:
EZ 1526/1, Maßnahmenbericht an den Kontrollausschuss des Landtages Steiermark gemäß Art. 52 Abs 4 L-VG zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend Styria Vitalis (Einl.Zahl 1029/2, Beschluss Nr. 336) (Maßnahmenbericht (Art 52 Abs 4 L-VG))

 

Der Ausschuss "Kontrolle" hat in seiner Sitzung am Dienstag, dem 09.05.2017 über den oben angeführten Gegenstand die Beratungen durchgeführt.

Mit Landtagsbeschluss Nr. 336 vom 18.10.2016 wurde der Bericht des Landesrechnungshofes betreffend Styria Vitalis zur Kenntnis genommen. Gemäß Art. 52 Abs. 4 Landes-Verfassungsgesetz 2010 hat die Landesregierung spätestens 6 Monate nach Behandlung des Berichtes, für den Fall, dass der Bericht des Landesrechnungshofes Beanstandungen oder Verbesserungsvorschläge enthält, dem Kontrollausschuss im Landtag zu berichten.

Es wird daher folgender Maßnahmenbericht erstattet:

Gesundheitsförderung [Kapitel 2]

Abstimmung auf Landesebene, Kooperation mit dem Gesundheitsfonds Steiermark

August 2016

Styria vitalis folgt der Empfehlung des LRH, indem als erster Schritt Termine mit den Geschäftsführern des Gesundheitsfonds und mit der Leiterin der Abteilung 8 vereinbart sind, um Möglichkeiten der Abstimmung und Zusammenarbeit, welche über bestehende hinausgehen, zu besprechen.

Status: in Arbeit

Februar 2017

Gespräch mit den Geschäftsführern des Gesundheitsfonds Steiermark sowie mit der für Gesundheitsförderung, Public Health zuständigen Mitarbeiterin am 13.9.2016 im Gesundheitsfonds Steiermark:

  • Im Vergabebereich ist eine Abstimmung zwischen Gesundheitsfonds und Styria vitalis nicht möglich, da eine Abstimmung eine Vergabe von Aufträgen an Styria vitalis ausschließt.

  • Im Förderbereich ist eine Abstimmung für die zuständige Mitarbeiterin ein „Nicht-Thema“.

Gespräch mit der Abteilungsleiterin und dem Referatsleiter Wissenschaft und Forschung am 19.9.2016 in der Abteilung 8:

Styria vitalis hat mit der Zahngesundheit, mit Ernährung/Gemeinschaftsverpflegung, mit der kommunalen und schulischen Gesundheitsförderung vier inhaltliche Kompetenzbereiche.

  • Inhaltlich-strategische Agenden der Gesundheitsförderung liegen beim Gesundheitsfonds Steiermark.

  • Mit der bevorstehenden Pensionierung der für Ernährung zuständigen Mitarbeiterin gibt es in der Abteilung 8 keine Ansprechstelle für Ernährungsthemen mehr.

  • Zahngesundheit ist Thema der Abstimmungen zwischen Land und Stadt Graz. Hier lädt die Abteilungsleiterin zum Dialog ein.

Status: erledigt

 

Grundlagen des Vereins [Kapitel 3]

Protokollierung von Beschlüssen und (nicht) Stimmberechtigten

August 2016

Styria vitalis setzt die vom LRH empfohlene Variante 1 um: Zukünftig wird in der Anwesenheitsliste die Stimmberechtigung der Anwesenden für Leitungsorgan bzw. Mitgliederversammlung festgehalten. Zu jedem Beschluss wird im Protokoll explizit angeführt, welchem Organ er zuzuordnen ist. Die Umsetzung erfolgt ab der nächsten Sitzung.

Stimmberechtigte und nicht stimmberechtigte Anwesende werden künftig im Protokoll als solche vermerkt. Die Umsetzung erfolgt ab der nächsten Sitzung.

Status: erledigt

Februar 2017

Umsetzung ist für die Sitzung des Leitungsorgans und für die ao. Mitgliederversammlung am 17.10.2016 wie beschrieben erfolgt.

Status: erledigt

 

Allgemeine Vereinsgebarung [Kapitel 4]

Stellvertretungsregelungen

August 2016

Bestehende Regelungen der Vertretung von Bereichsleitungen und der Geschäftsführung im Fall von Abwesenheiten werden verschriftlicht, ergänzt und ins OHB aufgenommen. In den Statuten nimmt § 13 auf die Vertretung des Vereins nach außen Bezug.

Die Empfehlung des LRH wird in das zuständige Vereinsorgan eingebracht und entsprechend des Beschlusses umgesetzt.

Status: in Arbeit

Februar 2017

Die Funktionsbeschreibungen im adaptierten Organisationshandbuch enthalten nun Vertretungsregelungen. Zur Nominierung einer zeichnungsberechtigten Stellvertretung der Geschäftsführung hat das Leitungsorgan von Styria vitalis in seiner Sitzung am 17.10.2016 einstimmig für die Beibehaltung des Status quo votiert. Gründe dafür sind die bereits bestehende Handlungsfähigkeit in finanziellen Belangen durch die Zeichnungsberechtigung von vier Personen sowie die Vermeidung von Mehrkosten durch eine generelle Stellvertretung. Die Vertretung bei geplanter Abwesenheit ist ebenfalls in der Funktionsbeschreibung festgehalten.

Status: erledigt

 

Organisationshandbuch (OHB)

August 2016

Bestehende Regelungen für die internen DienstleisterInnen im Bereich EDV, Dokumentation, Public Relations und Reinigung werden verschriftlicht, ergänzt und ins OHB aufgenommen.

Fehlende schriftliche Funktionsbeschreibungen der nachgeordneten Funktionen werden im OHB ergänzt.

Das OHB steht nach der Überarbeitung bis Ende 2016 allen MitarbeiterInnen elektronisch zur Verfügung. Vorversionen stehen in Papierform schon jetzt in einem beim Empfang abgestellten Styria vitalis-Ordner allen MitarbeiterInnen zur Verfügung.

Das OHB wird entsprechend ergänzt, der Welcome Guide für neue MitarbeiterInnen und PraktikantInnen bleibt wegen seines geringeren Umfanges bestehen.

Status: in Arbeit

Februar 2017

Die vorgeschlagenen Adaptierungen des OHB sind umgesetzt. OHB und Welcome Guide bleiben zwei Dokumente. Den Welcome Guide erhalten neue MitarbeiterInnen bei Eintritt, das Organisationshandbuch steht MitarbeiterInnen unabhängig von der Dauer ihrer Zugehörigkeit zu Styria vitalis elektronisch und in einem Styria vitalis-Ordner beim Empfang zur Verfügung.

Status: erledigt

 

Schriftliche Vereinbarungen

August 2016

Änderungen des Beschäftigungsausmaßes werden im Personalakt abgelegt.

Status: erledigt

Februar 2017

Änderungen im Beschäftigungsausmaß von Angestellten werden seit der Anregung dieser Vorgangsweise durch den LRH im Personalakt abgelegt.

Auch bislang mündlich vergebene Werkverträge für eintägige Leistungen werden sukzessive verschriftlicht.

Status: erledigt

 

Individuelle Stellenbeschreibungen

August 2016

Bis Ende 2016 erfolgt eine individualisierte Verschriftlichung der Stellen unter Bezugnahme auf die bestehenden oder entstehenden Funktionsbeschreibungen. Ab 2017 kann so der bürokratische Aufwand der laufenden Aktualisierung in unserem Arbeitskontext eingeschätzt werden.

Status: in Arbeit

Februar 2017

Es zeigt sich, dass der zeitliche Aufwand für individuelle Stellenbeschreibungen aufgrund der Zuordnung vieler MitarbeiterInnen zu zwei oder mehreren Projekten/Programmen, das in unterschiedlichen Funktionen (z.B. Koordination, MitarbeiterIn) für jeweils unterschiedliche Zeiträume zu aufwendig ist.

Alternativ nutzen die Leitungen ab sofort die Funktionsbeschreibungen des OHB, um jeweils Verantwortung und Kompetenzen bei der Übernahme einer Stelle konkret mit den MitarbeiterInnen abzusprechen.

Status: erledigt

 

Einstufungen

August 2016

Die schriftliche Niederlegung der bestehenden Kriterien für die Einstufung erfolgt. Die Nachvollziehbarkeit wird schon jetzt durch die Vorlage jedes neuen Dienstvertrages beim Betriebsrat geprüft.

Status: in Arbeit

Februar 2017

Die Einstufungskriterien sind nun schriftlich festgehalten.

Status: erledigt

 

Freiwillige Sozialaufwendungen

Februar 2017

Die sparsame Gebarung, die der LRH in seinem Bericht bescheinigt, bleibt aktuell und zukünftig als Standard erhalten.

Status: erledigt

 

Reisekostenabrechnungen

August 2016

Verstärkte Prüfung der inhaltlichen und rechnerischen Richtigkeit entsprechend der Empfehlung ist beauftragt.

Status: erledigt

Februar 2017

Zur Unterstützung der MitarbeiterInnen bei der Erstellung einer fehlerfreien Abrechnung steht seit 1. Jänner 2017 ein noch weiter standardisiertes Excelfile zur Verfügung.

Status: erledigt

 

Qualitäts- und Risikomanagement

August 2016

Potenziale und Kosten eines externen Qualitätsmanagements (Zertifizierung) werden recherchiert und dem Leitungsorgan zur Beschlussfassung vorgelegt.

Möglichkeiten, das Thema Risikomanagement expliziter und damit sichtbarer zu machen, werden überlegt.

Status: noch offen

Februar 2017

Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems erfordert neben einer externen Beratung bei der Entscheidung für ein System und bei der Umsetzungsplanung auch externe AuditorInnen. Neben diesen externen Kosten bedarf es aber auch einer internen Stelle, welche die Agenden laufend verfolgt und koordiniert. Die Mitglieder von Styria vitalis warnen in der ao. Mitgliederversammlung von 17.10.2016 vor dem nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor für die Implementierung eines solchen externen QM-Systems. Die Mitglieder des Leitungsorgans beschließen in der Sitzung von 17.10.2016, die Geschäftsführung mit einer konkreten Kostenplanung zu beauftragen, um in der nächsten Sitzung eine definitive Entscheidung über eine (Nicht-)Implementierung treffen zu können.

Status: in Arbeit

 

Wartungs- und Serviceverträge

August 2016

Die Anregung des LRH, die Abschlussprüfer zu wechseln, entspricht dem Auftrag der Mitgliederversammlung. Entsprechende Angebote werden im September 2016 eingeholt.

Status: noch offen

Februar 2017

Das Leitungsorgan von Styria vitalis beschließt am 17.10.2016 nach der Einholung mehrerer Angebote den Wechsel der seit 2010 beauftragten Abschlussprüfer.

Das Einholen von Vergleichsangeboten für die Telefon- und Internetleistungen führt zum Ergebnis, dass aufgrund des günstigsten Angebotes für das Telefonservice dieses beibehalten bzw. verlängert wird. Bei den Internetleistungen gelingt es, durch einen Vertragswechsel beim gleichen Anbieter monatlich 10,- Euro zu sparen.

Status: erledigt

 

Programm, Projekte und Aufträge [Kapitel 5]

Geeignete Evaluations- und Reflexionsverfahren für die Gesunde Volksschule

August 2016

Styria vitalis misst der Auswertung der Evaluationsgespräche mit teilnehmenden Schulen große Bedeutung zu. Ziel ist es, Aussagen zur Wirksamkeit des Programmes Gesunde Volksschule aus Sicht der Beteiligten machen zu können.

Status: in Arbeit

Februar 2017

Diese Empfehlung ist in Arbeit und soll mit Abschluss des laufenden Schuljahres erste Ergebnisse bringen.

Status: in Arbeit

 

Messbarkeit der Ziele, Maßnahmen

August 2016

Styria vitalis bemüht sich um die unter vertretbaren finanziellen Mitteln möglichste Sicherstellung von Eindeutigkeit, Nachvollziehbarkeit und Messbarkeit von Zielen. Anzumerken bleibt, dass es in der Begleitung von Settings in der Regel zwei in der Granularität unterschiedliche Zielebenen gibt. Die etwas gröbere von Styria vitalis, welche in der Begleitarbeit mit den Settings „smarter“ wird.

Styria vitalis bemüht sich, Maßnahmen so zu definieren, dass sie konkreten Zielsetzungen zuzuordnen sind.

Styria vitalis bemüht sich, wo immer möglich (z.B. Messbarkeit mit vertretbarem Aufwand) um möglichst smarte Zielformulierungen.

Status: in Arbeit

Februar 2017

Styria vitalis setzt die Empfehlung schrittweise um.

Status: in Arbeit

 

Wirtschaftliche Vereinsgebarung [Kapitel 6]

Kennzeichnung von Anlagegütern

August 2016

Für die Bezeichnung und Markierung von Anlagen ist ein neuer Prozess definiert, den die interne Systemadministration gemeinsam mit dem Rechnungswesen verantwortet.

Status: erledigt

Februar 2017

Bei der Anschaffung neuer Anlagegüter wird der neu definierte Prozess – wie im OHB beschrieben – umgesetzt.

Status: erledigt

 

Es wird daher der

Antrag

gestellt:

Der Landtag wolle beschließen:

Der Maßnahmenbericht der Steiermärkischen Landesregierung zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend Styria Vitalis (Einl.Zahl 1029/2, Beschluss Nr. 336) wird zur Kenntnis genommen.

 

 

Der Obmann:
LTAbg. Mario Kunasek