LANDTAG STEIERMARK
XVIII. GESETZGEBUNGSPERIODE


EZ/OZ: 2328/1

Regierungsvorlage

eingebracht am 13.06.2022, 08:08:19


Geschäftszahl(en): ABT13-1559/2022-75; LAD-337759/2021-111
Zuständiger Ausschuss: Verfassung
Regierungsmitglied(er): Landesrätin Mag. Ursula Lackner, Landeshauptmann Hermann Schützenhöfer

Betreff:
Beschluss Nr. 489 des Landtages Steiermark vom 14.12.2021 betreffend "Überprüfungen und Maßnahmen nach den angeblichen Missständen bei UVP-Verfahren"

Der Landtag Steiermark hat am 14.12.2021 den Beschluss Nr. 489, EZ/OZ: 1811/4, gefasst, der in Ziffer 1 lautet:

„Die Landesregierung wird aufgefordert, die interne Revision des Landes zu beauftragen, eine Untersuchung hinsichtlich der in den Medien erhobenen Vorwürfe zu den seit 2015 behandelten UVP-Verfahren der Abteilung 13 des Amtes der Steiermärkischen Landesregierung vorzunehmen und dem Landtag über die Ergebnisse Bericht zu erstatten.“

Aufgrund dieses Beschlusses berichtet die Steiermärkische Landesregierung wie folgt:

Unter Berücksichtigung des Prüfersuchens des Landtages Steiermark an den Rechnungshof EZ/OZ: 1811/1, das eine Prüfung durch den Rechnungshof der in den Wirkungsbereich des Landes fallenden besonderen Akte der Gebarung in Bezug auf die von der Abteilung 13 des Amtes der Steiermärkischen Landesregierung seit dem Jahr 2015 behandelten Verfahren im unmittelbaren und mittelbaren Zusammenhang mit Umweltverträglichkeitsprüfungen zum Gegenstand hat, wurde die Interne Revision von der zuständigen Landesrätin Mag.a Lackner mit Schreiben vom 21.12.2021 ersucht, vorerst bis zum Vorliegen eines Prüfungsergebnisses durch den Rechnungshof den Fokus ihrer Prüfung/Begleitung der Abteilung 13 auf den Aufbau eines wirksamen Risikomanagements bzw. die Verbesserung der bestehenden Risikomanagement- und Kontrollprozesse für die Abwicklung von UVP-Verfahren zu setzen. Dieser vom Landtagsbeschluss abweichende Prüfauftrag erfolgte zur Vermeidung einer Prüfung ein- und desselben Gegenstandes durch zwei verschiedene Prüfeinrichtungen.

Die Interne Revision legte ihren Bericht der zuständigen Landesrätin Mag.a Ursula Lackner am 24.05.2022 vor. Dieser Bericht enthält im Wesentlichen folgende Ergebnisse:

  • Optimierung des Risikomanagementssystems[1]

Bei der Einführung und Umsetzung eines wirksamen Risikomanagementsystems besteht erheblicher Nachbesserungsbedarf. Die derzeitige Ausgestaltung des Risikomanagements (Clustern zu selbst definierten „Leistungsgruppen“) reicht nicht aus, um den mit der jeweiligen einzelnen Leistung verbundenen Risiken wirksam entgegentreten zu können. Das gilt für sämtliche Leistungen der Abteilung, vor allem aber für jene, die Auswirkungen auf sensible Schutzgüter, wie z.B. Gesundheit oder Umwelt, haben können. Hier ist eine detailliertere Auseinandersetzung mit den möglichen Risiken unbedingt erforderlich. Weiters ist ein Evaluierungs- und Berichtsregime zu etablieren, das einerseits Änderungen in den Rahmenbedingungen (und somit ggf. auch in der Risikolandschaft) Rechnung trägt, und andererseits Aussagen über die Wirksamkeit der festgelegten Maßnahmen erlaubt.

  • Mögliche organisatorische Optimierungen

Eine kritische Auseinandersetzung mit der Organisation zur Besorgung von UVP-Aufgaben (derzeit Fachteam bei der Abteilungsleitung) wird als notwendig erachtet. Dabei ist eine Organisationsform zu wählen, die gewährleistet, dass Führungsverantwortung unmittelbar wahrgenommen wird. Denkbar wäre die Einrichtung eines Bereiches innerhalb eines Referats.

  • Risikominimierung durch abteilungsinterne Regelungen zur Abwicklung von UVP-Verfahren

Vorlagen/Prozesse

Das Fehlen einer einheitlichen, standardisierten Vorgehensweise birgt Risiken in Hinblick auf die Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Kontinuität des Verwaltungshandelns. Der Ablauf der UVP-Verfahren ist daher so weit wie möglich zu standardisieren und somit für größtmögliche Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns zu sorgen.

Vorgaben zum Umgang mit Parteien

Der Kontakt der UVP-Referenten mit den Projektwerberinnen/Projektwerbern und Verfahrensbeteiligten fand auf unterschiedliche Weise statt bzw. war unterschiedlich intensiv. Es sind daher dafür Vorgaben sowie einheitliche Vorlagen für Erledigungen, z.B. Besprechungen, Akteneinsicht (Muster und Prozesse im ELAK) erforderlich.

  • Risikominimierung durch büroordnungskonforme Aktenführung und verbesserte ELAK-Nutzung

Hinsichtlich einer büroordnungskonformen Aktenführung und der Nutzung der ELAK-Funktionalitäten besteht erheblicher Verbesserungsbedarf.

Vermeidung Mehrfachablage von Akten(teilen)

Das Ablegen derselben aktenrelevanten Stücke im (ehemals originalen) Papierakt, im ELAK und/oder am Fileserver entspricht nicht den Vorgaben zur Aktenführung. Darüber hinaus birgt eine solche Mehrfachaktenführung das Risiko einer lückenhaften Dokumentation und bindet personelle Ressourcen.

Die Büroordnung trägt dem Umstand, dass bestimmte Aktenteile aufgrund ihrer Eigenschaft oder Größe nicht im ELAK abgelegt/protokolliert werden können, insofern Rechnung, als für solche Fälle das Führen von Hybridakten vorgesehen ist.

Aktenführung statt Archivierung

Wie die Stichprobenprüfung der UVP-Akten gezeigt hat und von Mitgliedern des Fachteams UVP bestätigt wurde, wurden im ELAK-Akt bisher Stücke nur abgelegt. Auch ELAK-Prozesse wurden nicht verwendet.

Ausgangsstücke (Schreiben der Behörde) oder interne Stücke (wie AV) wurden nicht im ELAK, sondern außerhalb (teilweise auf Basis alter Vorlagen) erstellt, genehmigt und abgefertigt und erst im Nachhinein im ELAK protokolliert. Aus dem ELAK-Akt konnte somit nicht nachvollzogen werden, wann ein Stück genehmigt oder abgefertigt wurde bzw. wer in die jeweilige Erledigung eingebunden war.

Nutzen der ELAK-Funktionalitäten

Durch den ELAK können eine wesentliche administrative Vereinfachung bei der Abwicklung und vor allem eine Vereinheitlichung in der Durchführung von UVP-Verfahren erreicht werden. Neben der Möglichkeit der Verwendung von standardisierten Dokumentvorlagen (insb. für wiederkehrende Erledigungen) können durch Standardprozesse wesentliche, verfahrensrelevante Schritte nachvollziehbar dokumentiert werden.

Die Interne Revision hat folgende Empfehlungen ausgesprochen:

1.       Empfehlung A13_SP22_01

Eine angemessene Risikokultur ist zu etablieren. Den Bediensteten ist der Nutzen von Risikomanagement sowie die Funktionsweise eines Risikomanagementsystems näherzubringen.

2.       Empfehlung A13_SP22_02

Es ist ein Risikomanagementsystem einzurichten, das sämtliche Leistungen, die in der Abteilung erbracht werden (sowohl Kern- als auch Systemleistungen), abdeckt.

3.       Empfehlung A13_SP22_03

Die Erarbeitung des Risikomanagementsystems hat unter Einbeziehung von Bediensteten aller Fachbereiche und Hierarchieebenen zu erfolgen.

4.       Empfehlung A13_SP22_04

Alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Erarbeitung und Anpassung des Risikomanagements sind nachvollziehbar zu dokumentieren, wobei die Überprüfung der Risikopotentiale sowie die Wirksamkeit der festgelegten (Kontroll-)Maßnahmen zumindest jährlich zu erfolgen hat.

5.       Empfehlung A13_SP22_05

Für die regelmäßige Evaluierung des Risikomanagements ist ein Prozess (inkl. Verantwortlichkeiten und Intervall) festzulegen.

6.       Empfehlung A13_SP22_06

Es sind Vorgaben für die Berichterstattung im Rahmen des Risikomanagements schriftlich festzulegen und einzuhalten.

7.       Empfehlung A13_SP22_07

Eine umfassende Risikoidentifikation, -analyse und -bewertung hat für jede Kernleistung und Systemleistung von Querschnittseinheiten getrennt zu erfolgen.

8.       Empfehlung A13_SP22_08

Hinweise auf mögliche Unregelmäßigkeiten in der Abwicklung von Verfahren sind zum Anlass zu nehmen, unter Einbindung der Bediensteten das bestehende Risikomanagement auf Wirksamkeit zu prüfen und erforderlichenfalls weitere Kontrollmaßnahmen sowie Maßnahmen zur Sensibilisierung der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter zu setzen.

9.       Empfehlung A13_SP22_09

Die Organisation der UVP-Angelegenheiten ist so zu gestalten, dass eine effektive Dienst- und Fachaufsicht sichergestellt wird.

10.     Empfehlung A13_SP22_10

Für eine transparente und nachvollziehbare Verteilung der Verfahren auf die UVP-Referentinnen/Referenten ist die Aufteilung der Spezialgebiete schriftlich zu dokumentieren.

11.     Empfehlung A13_SP22_11

Es ist nachweislich zu prüfen, in welcher Form und unter welchen Voraussetzungen (zusätzliche personelle Ausstattung) ein Rotationssystem zur Durchführung von UVP-Verfahren umgesetzt werden kann. Das Ergebnis der Prüfung und daraus resultierende weitere Maßnahmen sind zu dokumentieren.

12.     Empfehlung A13_SP22_12

Es sind für alle UVP-Referentinnen/Referenten Stellvertretungen festzulegen und in deren Stellenbeschreibungen zu dokumentieren. Dabei ist sicherzustellen, dass diesen Stellvertretungsregelungen auch tatsächlich nachgekommen wird.

13.     Empfehlung A13_SP22_13

Es sind regelmäßige Jours fixes abzuhalten und die Ergebnisse so zu dokumentieren, dass die betroffenen Bediensteten die Informationen jederzeit abrufen können.

14.     Empfehlung A13_SP22_14

Es sind einheitliche Vorgaben (Prozesse, Muster) für den Ablauf eines UVP-Verfahrens schriftlich festzulegen, die von allen Bediensteten im Zuge der Abwicklung von UVP-Verfahren eingehalten bzw. verwendet werden.

15.     Empfehlung A13_SP22_15

Für eine nachvollziehbare und objektive Bestellung von NASV (nichtamtlichen Sachverständigen) ist ein zwischen den Abteilungen 13 und 15 abgestimmter, standardisierter Prozess zu erstellen und eine Begründung für die jeweilige Bestellung in den Bescheid aufzunehmen oder in einem AV festzuhalten.

16.     Empfehlung A13_SP22_16

Für die Festlegung des SV-Teams und allfällige Wechsel von SV (Sachverständigen) ist ein zwischen den Abteilungen 13 und 15 abgestimmter, standardisierter (ELAK-)Prozess zu erstellen, der eine Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

17.     Empfehlung A13_SP22_17

In der Dienststelle sind Rahmenbedingungen zu schaffen, die es ermöglichen, ungestört Besprechungen mit Projektwerberinnen/Projektwerbern durchzuführen.

18.     Empfehlung A13_SP22_18

Es ist eine schriftliche Vorgehensweise festzulegen und allen Bediensteten zur Kenntnis zu bringen, wo (z.B. in den Besprechungsräumen der A13) und unter welchen Bedingungen (z.B. 4-Augen-Prinzip) Besprechungen mit Projektwerberinnen/Projektwerbern zu erfolgen haben, wie diese zu dokumentieren sind und wer darüber wann (im Vorhinein oder danach) zu informieren ist.

19.     Empfehlung A13_SP22_19

Die Vorgaben der Büroordnung und deren Beilagen zur Akteneinsicht sowie die Benutzerrichtlinie sind einzuhalten.

20.     Empfehlung A13_SP22_20

Es sind Maßnahmen zu setzen, um den Wissensstand der Bediensteten in Bezug auf die ELAK-Nutzung nachhaltig zu erhöhen.

21.     Empfehlung A13_SP22_21

Es sind regelmäßige (Stichproben-)Kontrollen hinsichtlich der korrekten und umfassenden ELAK-Nutzung durchzuführen und diese zu dokumentieren.

22.     Empfehlung A13_SP22_22

Für die Abwicklung von UVP-Akten sind Hybridakten zu führen. In physischer Form sind dabei nur jene Aktenbestandteile aufzubewahren, die nicht digitalisierungsfähig sind und daher im ELAK nicht veraktet werden können.

23.     Empfehlung A13_SP22_23

Die Aktenführung hat entsprechend den Vorgaben der Büroordnung und den dienststelleninternen Regeln zur Aktenorganisation zu erfolgen.

24.     Empfehlung A13_SP22_24

Die Teilnahmebestätigungen aller besuchten Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen sind – unabhängig davon, ob diese kostenpflichtig oder kostenlos sind – vorzulegen. Der Besuch sämtlicher Fortbildungsveranstaltungen – auch jener, die nicht über ESS beantragt wurden – ist in SAP einzupflegen.

25.     Empfehlung A13_SP22_25

Alle mit UVP-Angelegenheiten befassten Referentinnen/Referenten haben regelmäßig einschlägige Schulungen/Fortbildungen zu besuchen.

26.     Empfehlung A13_SP22_26

Alle Bediensteten haben das oben erwähnte E-Learning-Tool zur Korruptionsprävention nachweislich zu absolvieren.

Führungskräfte sowie Bedienstete, die in korruptionsanfälligen Bereichen tätig sind, haben darüber hinaus regelmäßig (dienststelleninterne) Schulungen zum Thema Antikorruption zu besuchen.

 

[1] Ein Risikomanagementsystem stellt die Gesamtheit aller Maßnahmen zur Erkennung, Analyse, Bewertung, Kommunikation, Überwachung und Steuerung von Risiken dar.

 

Beschluss der Steiermärkischen Landesregierung vom 09. Juni 2022.


Es wird daher der

Antrag

gestellt:

Der Landtag wolle beschließen:

Der Bericht der Steiermärkischen Landesregierung zu Ziffer 1 des Beschlusses Nr. 489 des Landtages Steiermark vom 14.12.2021 betreffend „Überprüfungen und Maßnahmen nach den angeblichen Missständen bei UVP-Verfahren“ wird zur Kenntnis genommen.