LANDTAG STEIERMARK
XVIII. GESETZGEBUNGSPERIODE


TOP 9

EZ/OZ 419/2

Schriftlicher Bericht

Ausschuss: Kontrolle

Betreff:
Maßnahmenbericht an den Kontrollausschuss des Landtages Steiermark gemäß Art. 52 Abs. 4 L-VG zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend Organisation der Bezirkshauptmannschaft Murtal (Einl.Zahl 3492/2, Beschluss Nr. 1216)

 

zu:
EZ 419/1, Maßnahmenbericht an den Kontrollausschuss des Landtages Steiermark gemäß Art. 52 Abs. 4 L-VG zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend Organisation der Bezirkshauptmannschaft Murtal (Einl.Zahl 3492/2, Beschluss Nr. 1216) (Maßnahmenbericht (Art 52 Abs. 4 L-VG))

 

Der Ausschuss "Kontrolle" hat in seiner Sitzung am Dienstag, dem 28.04.2020 über den oben angeführten Gegenstand die Beratungen durchgeführt.

Mit Landtagsbeschluss Nr. 1216 vom 15.10.2019 wurde der Prüfbericht des Landesrechnungshofes betreffend „Organisation der Bezirkshauptmannschaft Murtal“ zur Kenntnis genommen. Enthält ein Bericht des Landesrechnungshofes Beanstandungen oder Verbesserungsvorschläge, so hat die Landesregierung gemäß Art. 52 Abs. 4 Landes-Verfassungsgesetz 2010 spätestens sechs Monate nach der Behandlung des Berichts im Landtag dem Kontrollausschuss zu berichten, welche Maßnahmen getroffen wurden (Maßnahmenbericht).

Es wird daher nachstehender Maßnahmenbericht erstattet:

ad Kapital 3.1 – Ziele und Strategien

Empfehlung 1: Zielsetzungen und Strategien in das OHB aufnehmen

Wie bereits in der Stellungnahme zum Rohbericht des Landesrechnungshofes ausgeführt, vollziehen die Bezirkshauptmannschaften als erstinstanzliche Behörden Angelegenheiten der Landesverwaltung, der mittelbaren Bundesverwaltung und der Sicherheitsverwaltung. Aus diesem Grund sind Ziele und Strategien der Bezirkshauptmannschaften sehr stark von Vorgaben der gesetzgebenden Körperschaften und der übergeordneten Instanzen abhängig. Die Bezirkshauptmannschaft Murtal hat sich daher darauf konzentriert, im genehmigten OHB Ziele und Strategien zu definieren, welche einen ordnungsgemäßen und raschen Vollzug der übertragenen Aufgaben gewährleisten sollen (Prozessziele).

Darüber hinaus ist im Leitfaden zum OHB vom 22.07.2019 seitens der Abteilung 1 festgelegt, dass die ausreichende Darstellung der Ziele durch einen Link zum Leistungskatalog erfolgt und keine zusätzliche Auflistung erforderlich ist.

ad Kapitel 3.4 – Stellenbeschreibungen

Empfehlung 2: Ausweisung der Wertigkeit der Stelle in den Stellenbeschreibungen

Wesentliche Inhalte der Stellenbeschreibung ergeben sich aus Daten, die in der A1 verfügbar sind bzw. in Zusammenarbeit zwischen A1, A5 und der betroffenen Organisationseinheit im Zuge der Erstellung der Stellenbeschreibung abgestimmt werden.

Gemäß Stellungnahme der Abteilung 5 Personal führt der flexible Personaleinsatz, der in Folge der Bemühungen um Einsparungen im Personalaufwand notwendig ist, zu relativ häufigen Änderungen in den Stellenbeschreibungen und damit verbundenen Anträgen auf Neubewertung von Stellen. Auch neu geschaffene Stellen müssen erstmalig bewertet werden. Bis zum Abschluss dieser besoldungsrechtlichen Verfahren könnte daher nur ein nicht mehr aktueller bzw. provisorischer Stellenwert ausgewiesen werden. Wenn der Stellenwert endgültig feststeht, wird er umgehend ausgewiesen.

ad Kapitel 3.5 – Organisationsinterne Regelungen

Empfehlung 3: Einzeldokumente als Dienstanweisung in Form eines gesamtheitlichen Word-Dokumentes in die SharePoint-Plattform einbringen

Die Zusammenfassung der vorliegenden Einzeldokumente in Form eines gesamtheitlichen Word-Dokuments ist bereits erfolgt und auf der SharePoint - Plattform dargestellt. Die Empfehlung wurde somit umgesetzt.

ad Kapitel 4.3 – Implementierung eines IKS

Empfehlung 4: eingesetzte Kontrollen bzw. Kontrollmechanismen regelmäßig auf deren Wirksamkeit und Aktualität überprüfen

Der Empfehlung wurde bereits bisher entsprochen; die Kontrollen bzw. Kontrollmechanismen werden selbstverständlich auch weiterhin regelmäßig auf Wirksamkeit und Aktualität überprüft.

ad Kapitel 5 – Qualitätsmanagement

Empfehlung 5: regelmäßige Nutzung des Instruments des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

Diese Empfehlung wurde bereits bisher laufend umgesetzt.

So wurde z.B. in letzter Zeit das Instrument des KVP - insbesondere dessen Wirkungsorientierung in Richtung KundInnen- und MitarbeiterInnenzufriedenheit - genutzt und im Rahmen des CAF ein Führungskräfte-Workshop zur „wertschätzenden Kommunikation“ durchgeführt. Damit wurden gleichzeitig auch Ziele des Projekts „Gesundes Führen“ umgesetzt. Die regelmäßige Nutzung des KVP ist auch weiterhin beabsichtigt.

ad Kapitel 6.2 – Elektronische Leistungszeiterfassung (ELZE)

Empfehlung 6: Evaluierung der Leistungsdefinitionen (z.B. Leistungsgruppe „Führung“ bzw. „Organisationsarbeit in der Dienststelle“) durch die BH Murtal im Einvernehmen mit den zuständigen Abteilungen der Landesregierung

Der Beschreibungstext zur Leistung „Controlling“ wird durch die dafür zuständige Abteilung 1 präzisiert werden.

Auch Personen ohne Führungsfunktion, insbesondere solche, die in Stabsstellen zur Unterstützung der Führungskraft tätig sind, erledigen Arbeiten, die unter dieser Leistung subsumiert sind - für diese Personen soll die Leistung für die Elektronische Leistungszeiterfassung ELZE buchbar sein. Controlling-Agenden von Führungskräften sind mit der Führungsleistung mitabgedeckt.

Zu den übrigen Anregungen wird (neuerlich) darauf hingewiesen, dass

  • aus guten Gründen nicht sämtliche Leistungen, die für die ELZE buchbar sind, auch in der Stellenbeschreibung ausgewiesen werden (z.B. Eigene Aus- und Fortbildung, Jour Fixe etc.),

  • auf differenzierte Leistungsbeschreibungen geachtet wird; unterstützend gibt es Information, Rückfragemöglichkeit und einige publizierte Anleitungen, wie Zeiten korrekt zu verbuchen sind. Insbesondere wird dazu auf die im Intranet bereits seit Einführung der ELZE angebotenen Unterlagen und FAQ-Dokumente verwiesen.

ad Kapitel 6.3 – SAP-Systeme im Haushaltswesen und im Personalwesen

Empfehlung 7: Auswertungen bzw. damit in Zusammenhang stehende erforderliche Maßnahmen regelmäßig hinsichtlich deren Effizienz hinterfragen und bei Bedarf anpassen

Wie in der Vergangenheit werden die in diesem Punkt angeführten Auswertungen auch weiterhin durchgeführt und aufgrund dieser Auswertungen allenfalls erforderliche Maßnahmen gesetzt.

ad Kapitel 7 – Kommunikation und Wissensmanagement

Empfehlung 8: erworbenes Wissen auf der SharePoint-Plattform bereitstellen und kontinuierliche Weiterentwicklung des Wissensmanagements

Zur Gewährleistung des Wissensmanagements wurde auf der SharePoint-Plattform für alle Referate eine Grundstruktur zur Bereitstellung von Informationen bzw. Dokumenten eingerichtet. Auf deren Grundlage ist der Zugriff durch die MitarbeiterInnen auch mehrerer Standorte möglich bzw. gewährleistet. In jedem Referat wurde eine Verantwortliche/ein Verantwortlicher für die Betreuung der „Referatsplattform“ namhaft gemacht. Die Nutzung der SharePoint-Plattform wird auf dieser Grundlage weiterentwickelt.

 

Es wird daher der

Antrag

gestellt:

Der Landtag wolle beschließen:

Der Maßnahmenbericht der Steiermärkischen Landesregierung zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend „Organisation der Bezirkshauptmannschaft Murtal“ (Einl.Zahl 3496/2, Beschluss Nr. 1216) wird zur Kenntnis genommen.

 

 

Der Obmann:
LTAbg. Mario Kunasek