LANDTAG STEIERMARK
XVII. GESETZGEBUNGSPERIODE


TOP 12

EZ/OZ 693/2

Schriftlicher Bericht

Ausschuss: Kontrolle

Betreff:
Maßnahmenbericht an den Kontrollausschuss des Landtag Steiermark gemäß Art. 52 Abs. 4 L-VG zum Prüfbericht des Landesrechnungshofes FH JOANNEUM (Einl.Zahl 2841/3, Beschluss Nr. 1083)

 

zu:
EZ 693/1, Maßnahmenbericht an den Kontrollausschuss des Landtag Steiermark gemäß Art. 52 Abs. 4 L-VG zum Prüfbericht des Landesrechnungshofes FH JOANNEUM (Einl.Zahl 2841/3, Beschluss Nr. 1083) (Regierungsvorlage)

 

Der Ausschuss "Kontrolle" hat in seiner Sitzung am Dienstag, dem 12.04.2016 über den oben angeführten Gegenstand die Beratungen durchgeführt.

Mit Landtagsbeschluss Nr. 1083 vom 16.12.2014 wurde der Bericht des Landesrechnungshofes betreffend die „FH JOANNEUM“ zur Kenntnis genommen. Gemäß Art. 52 Abs. 4 Landesverfassungsgesetz 2010 hat die Landesregierung spätestens 6 Monate nach Behandlung des Berichtes für den Fall, dass der Bericht des Landesrechnungshofes Beanstandungen oder Verbesserungsvorschläge enthält, dem Kontrollausschuss im Landtag zu berichten.

Es wird daher folgender Maßnahmenbericht erstattet:

Organe und sonstige Gremien

  • Die Anteile der beiden Minderheitsgesellschafter sollten an den Hauptgesellschafter abgetreten werden, um die GV zu vereinfachen. Vertreter der Steirischen Wirtschaftsförderungsgesellschaft mbH sowie der JOANNEUM RESEARCH Forschungsgesellschaft mbH könnten im Aufsichtsrat (AR) vertreten sein, um allfällige Synergien zu nutzen.

    Diese Anregung wird gerne aufgenommen; diesbezügliche Gespräche werden zu führen sein.

     

  • Der LRH empfiehlt, zusätzlich zur Genehmigung der Erteilung der Prokura durch die GV auch eine Zustimmungspflicht der GV oder alternativ des AR zu Dienstverträgen mit allfälligen weiteren Prokuristen vorzusehen.

    Die Prokuraerteilung als Rechtsakt ist ohnehin zustimmungspflichtig (§ 12 lit m des Gesellschaftsvertrages), daher wurde im Jahr 2015 bei der Prokuraerteilung an Mag. Klaus Kinzer auch ein Generalversammlungsbeschluss eingeholt. Eine Anpassung scheint daher nicht erforderlich.

    Das neue, in Planung befindliche Gehalts- und Karrieremodell soll auch ein Rahmenrecht für Führungskräfte umfassen, sodass allgemeine Grundsätze der Entlohnung von Führungskräften schon dadurch abgedeckt und vom Eigentümer vorgegeben wären.

     

  • Eine notarielle Beurkundung sollte aus Gründen der Sparsamkeit nur bei gesetzlichem Erfordernis stattfinden.

    Grundsätzlich stimmt die Abteilung 8/Gesundheit, Pflege und Wissenschaft (im Folgenden: ABT08) dieser Anmerkung zu. In der Vergangenheit bestand allerdings oftmals der Wunsch der Mitgesellschafter, eine ordentliche Sitzung mit notarieller Begleitung durchzuführen.

     

  • Um Kosten zu sparen, sollte die Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder reduziert werden. Dies würde auch zu einer Senkung der vom Betriebsrat zu entsendenden Mitglieder führen und dadurch Personalressourcen sparen.

    Dies wird im Zuge der Neubestellung des Aufsichtsrates – nach Ablauf der aktuellen Periode – zu diskutieren sein.

     

  • Der LRH empfiehlt dem zuständigen Finanzressort, die derzeit gültige Regelung für AR Entschädigungen zu revidieren und eine Entlohnung auf Basis der für AR-Angelegenheiten aufgewendeten Zeit anzustreben.

    Diese Empfehlung richtet sich an das Finanzressort. Grundsätzlich ist anzudenken, ob es nicht eine Einheitlichkeit im Kreis der Landesgesellschaften geben sollte. Im Falle der Steiermärkischen Krankenanstaltengesellschaft mbH (KAGes) ist es genau umgekehrt, wie vom Landesrechnungshof vorgeschlagen: Dort erfolgt die Entlohnung mit einer fixen Pauschale.

    Die Vor- und Nachteile einer zeitabhängigen oder einer fixen Entlohnung sind mannigfaltig. Bei zeitabhängiger Entlohnung stellt sich – als Nachteil – das Problem, dass es möglicherweise im Einzelfall zu Grenzfällen in der Beurteilung kommen kann, die Pauschale hat insofern einen Vorteil. (Siehe dazu auch die nächsten drei Feststellungen des LRH).

     

  • In der GO für den AR sollten die verrechenbaren Sonderleistungen sowie die Modalitäten zur Verrechnung konkretisiert werden.

    Die ABT08 wird die Möglichkeiten prüfen und mit dem Aufsichtsrat diskutieren.

     

  • Leistungen, die über das von den übrigen AR-Mitgliedern verrechnete Ausmaß hinausgehen, sollten durch zumindest ein weiteres AR-Mitglied verifiziert werden, um eine Kontrolle zu gewährleisten.

    Die ABT08 wird die Möglichkeiten prüfen und mit dem Aufsichtsrat diskutieren.

    Grundsätzlich ist zu sagen, dass die beiden letzten Punkte die Problematik einer zeitabhängigen Vergütung aufzeigen, denn sofern man dem Vorschlag folgt, müssten sich die AR-Mitglieder wechselseitig eine Genehmigung ihrer Stundenaufzeichnungen erteilen, was eher bürokratisch klingt und auch zu Verstimmungen unter den AR-Mitgliedern führen könnte.

     

  • Der LRH empfiehlt, die Gruppengrößen nach den Kriterien der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit zu optimieren und sich eher am Minimum der absolut notwendigen Mitglieder zu orientieren, um Koordinationserfordernisse zu reduzieren und Kosten zu sparen.

    Die Geschäftsführung der Fachhochschule Joanneum GmbH (im Folgenden: GEF) hat auf diese hochschulautonomen Prozesse keinen Einfluss. Seitens des Rektors wird stets versucht, die Sitzungen so effizient wie möglich zu gestalten. Arbeitsgruppen werden nur zu speziellen Themen zeitlich befristet eingesetzt. Es wird versucht, die Zahl der Mitglieder möglichst klein zu halten.

     

    Organisationsentwicklung

  • Der LRH empfiehlt, die begonnenen Prozesse voranzutreiben. Vor allem sollte das begonnene Personalprojekt zur Implementierung eines Gehaltsschemas finalisiert werden.

    Das Personalentwicklungsprojekt „MuT“ („Motivation und Transparenz“) befindet sich planmäßig in einer sehr konkreten Verhandlungsphase zwischen Belegschaftsvertretung unter Beteiligung der gpa (Gewerkschaft der Privatangestellten) und der GEF. Ziel ist die Ausformulierung eines Rahmenrechtes für sämtliche DienstnehmerInnen – auch für Führungskräfte – der FHJ; dieses Rahmenrecht soll Funktionen definieren, Karrierewege und Gehaltsentwicklungen planbar und vorhersehbar machen und eine Entlohnung gewährleisten, die einerseits leistungsgerecht und marktkonform, sowie andererseits auch nachvollziehbar auf Basis eines verbindlichen Regelwerks ist.

     

  • Die Einführung eines Karriere- und Funktionenmodells sollte in Absprache mit dem Eigentümer ehestmöglich erfolgen, um allfällige neue Dienstverträge daran zu binden.

    Die GEF ist mit dem Eigentümervertreter in dieser Frage in ständigem Gespräch. Ein ehestmöglicher Abschluss der Verhandlungen ist oberstes Ziel.

     

    Finanzierung

  • Um eine bessere Planungssicherheit zu gewährleisten, sollten sich Finanzierungszusagen auf längere Zeiträume beziehen. Diese könnten analog zum Landesfinanzrahmen auf vier Jahre festgelegt werden.

    Auf Grundlage des Jährlichkeitsprinzips des Landeshaushaltes ist eine Zusage eines mehrjährigen Fördervertrages (außer im Falle von Doppelbudgets) nicht statthaft.

     

  • Die meisten FH in Österreich heben Studiengebühren ein. Es wird empfohlen, diese zusätzliche Finanzierungsmöglichkeit für die FHJ in Betracht zu ziehen.

    Die Einführung von Studiengebühren hat keinen Eingang in das aktuelle Regierungsprogramm der beiden Regierungsparteien gefunden. Daher kann der Anregung bis auf Weiteres nicht nachgekommen werden.

     

    Forschung & Entwicklung (F&E)

  • Wenn die Gebarung einzelner F&E-bezogenen Umsätze den Gemeinnützigkeitsstatus der FHJ gefährdet, ist eine Ausgliederung in eine eigene GmbH zu überlegen. Davor sind Kosten-Nutzen-Berechnungen anzustellen.

    Eine Ausgliederung ist aus Sicht der GEF nicht wünschenswert, da die Transferzentren (Forschungs- und Entwicklungseinheiten) ganz bewusst an den Instituten mit den Studiengängen verschränkt sind, um so den Transfer der F&E-Erkenntnisse in die Lehre zu gewährleisten. Durch eine Ausgliederung wäre zu befürchten, dass sich die F&E zunehmend vom Lehrbetrieb abkoppeln würde.

    Die Gemeinnützigkeit scheint insofern nicht in Gefahr, da in den allermeisten Fällen sogar Eigenanteile zu tragen sind und selbst in Auftragsprojekten (Projekte für industrielle Auftraggeber) keine Gewinnaufschläge kalkuliert werden.

    Ein „Gemeinnützigkeits-Check“ durch den Steuerberater der FHJ könnte im nächsten Jahr durchgeführt werden, um einmal ganz generell die rund 400 Projekte und deren Kalkulationen unter dem genannten Gesichtspunkt abzuklären.

     

    Studiengänge

  • Gerade bei berufsbegleitenden Studiengängen, die abends und an Wochenenden stattfinden, sollte die Anreisedauer der Lehrenden sowie Studierenden optimiert werden, um die Studien für Bewerber attraktiver zu machen und um Ausfallsraten gering zu halten. Zudem sollte überprüft werden, ob berufsbegleitende Studiengänge mit geringer Bewerberanzahl bzw. hohen Drop-out-Raten in Kapfenberg in einem größeren Einzugsgebiet besser nachgefragt werden.

    Die Studiengänge werden in einem kontinuierlichen Prozess auf Bedarf und Akzeptanz überprüft – auf Grund der diesbezüglichen Controlling- und Innovationsmaßnahmen werden daher auch laufend Anpassungen vorgenommen.

     

  • Hinsichtlich des geplanten Verbleibens aller übrigen Studiengänge und deren Institute in Kapfenberg sollten Kosten-Nutzen-Überlegungen angestellt werden.

    Es ist darauf hinzuweisen, dass in der Steiermark Bildungspolitik eng mit Standortpolitik verbunden ist.

     

  • Wenn eine Mehrzahl der Studierenden und eine Mehrzahl der Lehrenden nur für den Unterricht von Graz an den Standort reist, sollte unter Berücksichtigung der erforderlichen Kapazitäten am Standort Graz eine weitere Verlagerung von Studiengängen angestrebt werden.

    Abgesehen vom Aspekt der Kosten-/Nutzen-Überlegungen sowie der Reisezeiten der Lehrenden und Studierenden ist bei der Wahl des Studienangebotes an den Standorten auch sehr stark der regionalwirtschaftliche Aspekt eingeflossen; dieser wird laufend mitgedacht.

     

  • Mittel- bis langfristig sollte trotzdem versucht werden, die technischen Studiengänge besser auszulasten, um die Effizienz der FHJ hinsichtlich ihrer technischen Ausbildung zu heben. Insbesondere könnte die Frauenquote in diesen Studiengängen erhöht werden.

    Es gibt ständige Bemühungen, die Auslastungszahlen zu verbessern. Aus Sicht der letzten Bewerbungsverfahren hat sich die Auslastung der technischen Studiengänge auf gutem Niveau konsolidiert und es wurden – insbesondere auf Grund der Bemühungen in der Studierendenberatung und im Marketing – in den vergangenen Jahren auch gerade in den technischen Studiengängen Steigerungen bei den BewerberInnenzahlen verzeichnet.

     

  • Der LRH empfiehlt der zuständigen ABT08, entsprechende Steuerungsgrundlagen einzuholen und gegebenenfalls eine Ausweitung dieser Studienplätze nach Maßgabe des vorhandenen Budgets zu veranlassen.

    Die entsprechende Steuerungsgrundlage erfolgt bei der KAGes. Beispielsweise wurde aufgrund einer dringenden Bedarfsmeldung durch die KAGes die Hebammenkohorte für 2014/15 um vier Plätze auf insgesamt 20 Plätze aufgestockt. Bei den BewerberInnenzahlen ist mitzuberücksichtigen, dass sich BewerberInnen oft in mehreren Bundesländern um einen Studienplatz für ein MTD-Studium bewerben und insofern die tatsächliche Zahl der geeigneten KandidatInnen geringer sein dürfte. Von Berufsseite wird angedacht, österreichweit die Aufnahmeprüfungen am selben Tag abzuhalten, um so die BewerberInnen bereits in der Bewerbungsphase zu einer Entscheidung für eine bestimmte Fachhochschule zu motivieren.

     

  • Eine Steuerung könnte künftig analog zum Finanzierungsmodell des Bundes durch die Bindung eines Teiles der Landesmittel an entsprechende Studienplätze erfolgen.

    Dies könnte – im Zusammenhalt mit der Feststellung des Landesrechnungshofes hinsichtlich einer mehrjährigen Planbarkeit – durchaus ein beschreitbarer Weg sein, da mit Studienplatzfinanzierungen bereits viel Erfahrung vorhanden ist. Eine Entscheidung darüber sollte reiflich – auf Grundlage von Simulationsrechnungen – überlegt werden, da die Kosten pro Studienplatz in den unterschiedlichen MTD-Ausbildungen erheblich voneinander abweichen und daher für verschiedene MTD-Studiengänge unterschiedliche Normkostensätze ermittelt und veranschlagt werden müssten.

     

    Lehrgänge

  • Auf die Einhebung zumindest kostendeckender Beiträge für angebotene Lehrgänge ist auch künftig zu achten.

    Dieser Empfehlung des Landesrechnungshofes wird entsprochen.

     

    Rechnungswesen

  • Die GF sollte Richtlinien zur Führung von Handkassen einführen.

    Diese Empfehlung ist bereits in Umsetzung.

     

  • Für Kassenbewegungen sollten ein verpflichtendes Vier-Augen-Prinzip und die zwingende Angabe des betrieblichen Verwendungszweckes vorgesehen sein.

    Diese Empfehlung ist bereits in Umsetzung.

     

    Personal

  • Die gesetzlichen Bestimmungen einschließlich der Zahlungsfristen betreffend Personal sollten genau beachtet werden.

    Die Gründe für die in der Vergangenheit aufgetretenen Säumnis- und Verspätungszuschläge wurden bereits analysiert und es ist das höchste Augenmerk auf die Vermeidung von Versäumnissen gelegt. In Einzelfällen können Verspätungen dadurch auftreten, dass LehrauftragsnehmerInnen gelegentlich mit der Rückübermittlung der Lehrverträge in Verzug geraten und die Anmeldung bei der Steiermärkischen Gebietskrankenkasse daraufhin zu spät erfolgt.

     

  • Die erweiterte Geschäftsführung der FHJ sollte sich bemühen, die in den Einkommensberichten aufgezeigten Unterschiede plausibel zu erklären. Tatsächlich verbleibende Fälle von Entgeltdiskriminierungen wären in Abstimmung mit dem Eigentümer ehestmöglich zu beseitigen.

    Die gewachsenen Gehaltsunterschiede zwischen Personen ähnlicher/gleicher Aufgaben sind gegeben und sind durch unterschiedliche Ausbildungshintergründe, durch unterschiedliche berufliche Erfahrungshintergründe sowie durch unterschiedliche Betriebszugehörigkeitsdauern schlüssig aufklärbar.

    Bei der Einstellung von neuen MitarbeiterInnen wurde in den letzten Jahren besonders sorgfältig darauf geachtet, dass es zu keinen Gehaltsunterschieden zwischen Männern und Frauen kommt. Dennoch ist die GEF bemüht, gemeinsam mit dem Betriebsrat ein neues Gehaltsmodell zu erarbeiten.

     

  • Bei der Implementierung des angedachten, künftigen Gehaltsschemas ist jedenfalls der Grundsatz des gleichen Entgelts für gleiche Arbeit oder eine Arbeit, die als gleichwertig anerkannt wird, zu beachten.

    Die Verhandlungen über das konkrete neue Rahmen- und Gehaltsdienstrecht schreiten konsequent voran. Es gibt ein gutes Verhandlungsklima sowie bereits erste wichtige Einigungen.

    Der finanzielle Rahmen wird freilich durch den Haupteigentümer vorgegeben, und es müssen daher die budgetären Rahmenbedingungen eingehalten werden. Insgesamt ist das Prinzip „Gleiches Entgelt für gleiche Arbeit“ handlungsleitend für die Verhandlungspartner.

     

  • Der LRH empfiehlt, durch Eigentümerweisung sicherzustellen, dass künftig auf derartige Sonderverträge zu verzichten ist und sämtliche Dienstverträge ausschließlich nach den Kriterien der Rechtmäßigkeit und Effizienz abgeschlossen werden.

    Das Projekt „MuT“ verfolgt unter anderem das Ziel eines einheitlichen Gehaltsschemas, sodass künftig keine Sonderverträge mehr abzuschließen sind bzw. dass keine unüblichen Vereinbarungen außerhalb des verhandelten Rahmenrechts geschlossen werden.

     

  • Im Sinne der Wirtschaftlichkeit wird empfohlen, das in der FHJ implementierte Telearbeitsmodell hinsichtlich der nicht am Dienstort erbrachten Leistungen der Dienstnehmer durch ergebnisorientierte Kontrollen auszuwerten.

    Die Möglichkeiten zur Telearbeit sind derzeit auch Teil der Verhandlungen mit der Belegschaftsvertretung (Projekt „MuT“) und werden voraussichtlich ausgeweitet, selbstverständlich in Verbindung mit einem Controllingprozess.

     

  • Der Fahrtkostenersatz für Dienstreisen sollte mangels kollektivvertraglicher Vorschriften genau nach den Vorschriften des Einkommensteuerrechts geregelt werden, um Abgabennachforderungen zu vermeiden.

    Eine einheitliche Regelung für alle MitarbeiterInnen ist Teil des neuen Dienstrechtes, welches derzeit verhandelt wird.

     

  • Der LRH empfiehlt mittels interner Richtlinie einheitlich zu regeln, welche Anschaffungen als freiwilliger Sozialaufwand getätigt und verbucht werden können.

    Eine diesbezügliche Richtlinie ist in Ausarbeitung.

     

    Vergaberechtliche Prüfung

  • Vor einer Direktbeauftragung sollten zumindest drei Vergleichsangebote eingeholt werden. Ab einem Bestellwert über € 7.000,-- ist der geschätzte Auftragswert nachvollziehbar zu ermitteln. Über dem Schwellenwert für die Direktvergabe ist die Abteilung Personal und Recht jedenfalls in das Verfahren einzubinden.

    Eine diesbezügliche Verfahrensanweisung ist in Ausarbeitung.

     

  • Die Regelwerke zum Beschaffungswesen sind praxisgerechter auszugestalten und branchenbezogene Besonderheiten zu berücksichtigen.

    Das Projekt „Einkauf 2.0“ ist in seinen Grundzügen aufgesetzt und Teil der Reformagenda.

     

  • Die Möglichkeit der zentralen Beschaffung ist zu forcieren. Es ist zu überlegen, ob hinsichtlich der Beschaffung Synergien mit dem Land Steiermark (ABT02) genutzt werden könnten.

    Die Geschäftsführung wird etwaige Zusammenarbeitspotenziale mit dem Land Steiermark prüfen.

     

  • Aufträge nahe dem Schwellenwert für die Direktvergabe sind mit dem geschätzten Auftragswert zu dokumentieren.

    Eine diesbezügliche Verfahrensanweisung ist in Ausarbeitung.

     

  • Der LRH empfiehlt dennoch, vergleichende Preisauskünfte einzuholen und diese zu dokumentieren.

    Eine diesbezügliche Verfahrensanweisung ist in Ausarbeitung.

     

  • Eine rechtskonforme Vergabe des künftigen Energiebezuges sollte ehestmöglich herbeigeführt werden.

    Dieser Empfehlung wurde bereits entsprochen. Der Zukauf der Energielieferungen ist über die Bundesbeschaffungsagentur erfolgt.

     

  • Bei künftigen Ausschreibungen ist der durch Zusammenrechnung der einzelnen Teilleistungen ermittelte Gesamtauftragswert heranzuziehen.

    Es ist noch keine Neuvergabe erfolgt. Die Empfehlung wird bei der nächsten Vergabe berücksichtigt.

     

  • Das Land Steiermark hat in den Bereichen Internet und Telefonie Verträge abgeschlossen, die unter gewissen Voraussetzungen auch seitens der Beteiligungsunternehmen genutzt werden könnten. Daher sollte geprüft werden, ob für Telefonie/Internetleistungen Synergien mit dem Land Steiermark hergestellt werden können.

    Es ist noch keine Neuvergabe erfolgt. Die Empfehlung wird bei der nächsten Vergabe berücksichtigt.

     

  • Insbesondere Kernleistungen im Bereich Forschung und Entwicklung, aber auch vergaberechtliche Fragestellungen sollten von eigenen Experten wahrgenommen werden.

    Der Empfehlung des Landesrechnungshofes wird entsprochen.

     

    Verwaltung

  • Aufgrund ihrer Relevanz für die Finanzierung durch das Land Steiermark sollte die Selbstfinanzierungsquote von F&E-Projekten von der ABT08 ins Reporting aufgenommen werden.

    Diese Empfehlung ist umgesetzt.

     

  • Die Einkommensberichte sollten von der FHJ angefordert und zur Kenntnis genommen werden.

    In Zukunft wird ein Einkommensbericht eingefordert werden.

     

  • Die ABT08 sollte an den Aufsichtsratssitzungen der FHJ teilnehmen.

    Die ABT08 wurde und wird im Anlassfall als Auskunftsperson beigezogen. Eine generelle Teilnahme an allen AR-Sitzungen ist aufgrund der eingeschränkten Personalressourcen nicht möglich.

     

  • Überweisungen von Fördermitteln sollten sich stets am Liquiditätsbedarf orientieren.

    Die ABT08 möchte den Vorwurf, die liquiden Mittel bei der Auszahlung der Landesmittel außer Acht zu lassen, nicht auf sich sitzen lassen. Dieser Vorwurf – im Speziellen im Fall der FHJ – wurde in zahlreichen Rechnungshofprüfungen, u.a. auch in nicht die FHJ betreffenden, festgehalten. Aus diesem Grund hat die ABT08 in das Reportingsystem den Stand der liquiden Mittel zu Periodenbeginn und -ende aufgenommen. Grundsätzlich kann man eine Diskussion darüber führen, wie hoch die Liquiditätsreserve sein soll. Nicht außer Acht lassen darf man, dass die FHJ auch treuhänderisch F&E-Mittel (von verschiedenen (inter)nationalen Förderstellen) verwaltet, die sich ebenfalls in den liquiden Mitteln wiederfinden und im Grunde nicht zur Deckung des laufenden Betriebes verwendet werden dürfen. Aus diesem Grund ist die Kritik am zu hohen Liquiditätsstand nur bedingt richtig.

     

  • Die in der Landesbuchhaltung erfassten Buchungstexte sollten aussagekräftig sein.

    Diese Anregung wird gerne aufgenommen.

     

  • Zur besseren Nachvollziehbarkeit sollte die Eingabe von Buchungstexten einheitlich geregelt und die Systeme Landesbuchhaltung und LDF verknüpft werden.

    Diese Anregung wird gerne aufgenommen.

     

Es wird daher der

Antrag

gestellt:

Der Landtag wolle beschließen:

Der Maßnahmenbericht der Steiermärkischen Landesregierung zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend FH JOANNEUM  (Einl.Zahl 2841/3, Beschluss Nr. 1083) wird zur Kenntnis genommen.

 

Der Obmann:

LTAbg. Mario Kunasek