LANDTAG STEIERMARK
XVIII. GESETZGEBUNGSPERIODE


TOP 17

EZ/OZ 2293/2

Schriftlicher Bericht

Ausschuss: Kontrolle

Betreff:
Maßnahmenbericht an den Kontrollausschuss des Landtages Steiermark gemäß Art. 52 Abs. 4 L-VG zum Prüfbericht des Landesrechnungshofes betreffend „Bezirkshauptmannschaft Graz-Umgebung – Ausgewählte Leistungsbereiche im Anlagenreferat - Folgeprüfung“ (Einl.Zahl 1697/2, Landtagsbeschluss Nr. 494)

 

Regierungsmitglied(er): Landeshauptmann Hermann Schützenhöfer, Landesrätin Mag. Ursula Lackner
zu:
EZ 2293/1, Maßnahmenbericht an den Kontrollausschuss des Landtages Steiermark gemäß Art. 52 Abs. 4 L-VG zum Prüfbericht des Landesrechnungshofes betreffend „Bezirkshauptmannschaft Graz-Umgebung – Ausgewählte Leistungsbereiche im Anlagenreferat - Folgeprüfung“ (Einl.Zahl 1697/2, Landtagsbeschluss Nr. 494) (Maßnahmenbericht (Art 52 Abs. 4 L-VG))

 

Der Ausschuss "Kontrolle" hat in seiner Sitzung am Dienstag, dem 21.06.2022 über den oben angeführten Gegenstand die Beratungen durchgeführt.

Mit Landtagsbeschluss Nr. 494 vom 14.12.2021 wurde der Bericht des Landesrechnungshofes betreffend „Bezirkshauptmannschaft Graz-Umgebung - Ausgewählte Leistungsbereiche im Anlagenreferat – Folgeprüfung“ zur Kenntnis genommen. Gemäß Art. 52 Abs. 4 Landes-Verfassungsgesetz 2010 hat die Landesregierung spätestens 6 Monate nach Behandlung des Berichtes, für den Fall, dass dieser Beanstandungen oder Verbesserungsvorschläge enthält, dem Kontrollausschuss im Landtag zu berichten.

ad Empfehlung 1:

In Bezug auf Betriebsanlagenverfahren wird durch das Verfahrenscontrolling in den Bezirkshauptmannschaften 2022 (VCON 2022) die Zahl der offenen bzw. erledigten Antrags-und Anzeigeverfahren abgebildet. Dies gilt auch für selbständige, d. h. nicht im konzentrierten Verfahren mitanzuwendende Wasserrechtsverfahren.

Vom Controlling nicht erfasst werden selbständige Bewilligungsverfahren nach anderen Bundesvorschriften (z.B. ASchG, StrSchG, LFG, ASV 2015), nach landesrechtlichen Bestimmungen (z.B. BauG) sowie sonstige Verfahren wie wasserrechtliche Kollaudierungs- und Löschungsverfahren, gewerbe- bzw. baupolizeiliche Verfahren usw.

Weiters sind durchzuführen: telefonische/schriftliche Erteilung von (Rechts-)Auskünften, Erledigung von Beschwerden, vor-Ort-Überprüfungen von Betriebsanlagen (§§ 82a, 84k, 338, 360 GewO), Überwachung der vorgeschriebenen Auflagen usw.

Der Anlagenreferatsleiter wird künftig halbjährlich die Verfahrenszahlen erheben und in den regelmäßig stattfindenden Anlagenjurist*innen-Jours fixes die Aus- bzw. Belastung aller Referent*innen abzufragen.

In Angelegenheiten des gewerblichen Berufsrechts erfolgt die Aktenführung durchgehend in elektronischer Form. Aktueller Planstand sind vier Referent*innen für das reglementierte und drei Sachbearbeiterinnen für das freie Gewerbe.

Um die Verfahrenszahlen und beobachtbaren Tendenzen (Zunahme von An-/Abmeldungen, häufigerer Standortwechsel, vermehrte Beantragung einer individuellen Befähigung) jederzeit elektronisch erheben zu können, wurde im Februar 2022 mit den betroffenen Bediensteten eine Liste mit Begriffen („Signalwörter“) erarbeitet, die im elektronischen Akt (ELAK) zusätzlich eingetragen werden, um derzeit nur manuell feststellbare Verfahren (z.B. Zurückziehung) für eine elektronische Abfrage zugänglich zu machen und die Möglichkeit differenzierterer Abfragen innerhalb einzelner Verfahrensarten zu schaffen.

Mit den angeführten Maßnahmen soll neben den reinen Verfahrenszahlen auch eine allfällige Zunahme des Bearbeitungsaufwandes registriert werden, um eine mögliche Unterbesetzung mit Fakten darstellen zu können.

ad Empfehlung 2:

Baubewilligungsverfahren sind derzeit vom Verfahrenscontrolling in den Bezirkshauptmannschaften 2022 (VCON 2022) nicht erfasst. Gleiches gilt für baupolizeiliche Verfahren. Die Abteilung 1 Organisation und Informationstechnik wird unter Einbeziehung der Bezirkshauptmannschaften einen Vorschlag ausarbeiten, wonach die aufgrund der Bau-Übertragungsverordnung erlassenen Baubewilligungsbescheide in das Verfahrenscontrolling einbezogen und damit entsprechende Kennzahlen zur Verfügung stehen.

Die Anzahl der (mit Bescheid) abgeschlossenen Baubewilligungsverfahren kann im ELAK mittels Suchanfragen ermittelt werden, wobei durch verschiedene Filter Differenzierungen (z.B. Jahr, Referent*in etc.) vorgenommen werden können.

Hinsichtlich des zeitlichen Mehraufwandes bei Bauverfahren werden die verfahrensleitenden Referent*innen angehalten, den tatsächlichen zeitlichen Aufwand (Vorbegutachtung, Ausschreibung/Durchführung der mündlichen Verhandlung und Bescheiderstellung) möglichst genau zu erheben und im elektronischen Zeiterfassungssystem (ELZE) entsprechend zu dokumentieren.

ad Empfehlung 3:

Bei Betriebsanlagen(änderungs)verfahren wird parallel - mit eigener Geschäftszahl - das Bauverfahren mitgeführt. In der Praxis werden derzeit in einer gemeinsamen Kundmachung sowohl der Gegenstand des Betriebsanlagenverfahrens als auch jener des Bauverfahrens separat angeführt, in der mündlichen Verhandlung getrennt nach Rechtsmaterie die Beweisaufnahme durchgeführt und differenziert nach Gewerbe- und Baurecht die Gutachten der beigezogenen Amtssachverständigen protokolliert.

Auf Grund der engen Verflechtungen wird versucht, in Form eines Zeitprotokolls die tatsächlich aufgewendete Zeit für das Bauverfahren zu dokumentieren.

ad Empfehlung 4:

Die genaue Erhebung der Auswirkungen der 2. Genehmigungsfreistellungsverordnung ist aus Sicht des Anlagenreferates schlicht nicht möglich.

Überwiegend werden die Betreiber von ihrer Interessenvertretung auf die Genehmigungsfreistellung hingewiesen, wovon die Behörde nicht in Kenntnis gesetzt wird. Des Weiteren ersuchen Betreiber telefonisch um Auskunft, ob für ihr Gewerbe eine Anlagengenehmigung erforderlich ist. Dies müsste von allen Betriebsanlagenreferent*innen gesondert dokumentiert werden. Erfahrungsgemäß gibt es wenige derartige Anfragen und dauern diese Gespräche meist max. 5 Minuten.

ad Empfehlung 5:

Die Abteilung 15 Energie, Wohnbau, Technik erarbeitete aufgrund der nicht zufriedenstellenden Verfügbarkeit von Sachverständigen ein Konzept, aus dem ersichtlich ist, dass ein Mehrbedarf an Amtssachverständigen in einigen Fachbereichen notwendig ist. Die daraus resultierende Anforderung von zusätzlichem Personal wird seit Herbst 2021 konsequent umgesetzt; bis Ende des Jahres 2022 werden elf zusätzliche Planposten für den ASV-Bereich in der Abteilung 15 besetzt werden (je zwei ASV für Luftreinhaltung und Lärmschutz, je ein ASV für Bautechnik und Architektur, Elektrotechnik, Maschinenbau, Hydrogeologie, Limnologie, ein Gesamtgutachter sowie ein Messtechniker für Lärmschutz als Unterstützung für die ASV).

ad Empfehlung 6:

In der Stellungnahme zum Rohbericht wurde bereits die grundsätzliche Möglichkeit der Buchung auf Kostenobjekte (das kann auch ein bestimmtes Verfahren und der dazu erlassene Bescheid sein) dargestellt. Ergänzend dazu ist festzustellen: Die Leistungszeitaufzeichnungen im Amt und den Bezirkshauptmannschaften sind so gestaltet, dass Leistungen und nicht spezifische Verfahren zeitmäßig bebucht werden. Diese Vorgangsweise gründet auf dem Anspruch, einerseits den internen Verwaltungsaufwand so gering als möglich zu halten und andererseits konkrete Aussagen über den investierten Personalaufwand machen zu können. Diese Zielsetzung wird erfüllt. Für den Fall, dass auf einzelne Verfahren gebucht werden soll, wurden die Möglichkeiten in der Stellungnahme zum Rohbericht aufgezeigt. Die verfahrensbezogene Zeiterfassung würde jedoch einen deutlich erhöhten internen Koordinationsbedarf beim Personal in den Bezirkshauptmannschaften (Jurist*innen, Sachbearbeiter*innen, Assistenzkräften) in Abstimmung mit den Amtssachverständigen (z.B. Baubezirksleitungen, Abteilung 15) bewirken und zu keiner unmittelbaren Verfahrensbeschleunigung führen, was daher als nicht zweckmäßig beurteilt wird. Vielmehr wurde daher der Weg beschritten, den Fokus im Verfahrenscontrolling systematisch auf jene Verfahren zu lenken, deren Erledigung länger als 90 Tage dauert. Die Aufzeichnungen zu Verfahrensverzögerungen wurden weiter ausgebaut, um letztlich feststellen zu können, weshalb bei Anlagenverfahren die Erledigungsdauer von 90-Tagen überschritten wurde. Die exakte Kenntnis der Verzögerungsgründe ermöglicht in Zukunft das Setzen von punktgenauen Maßnahmen zur Reduzierung der Verfahrensdauer und das Aufzeigen von Best-Practice-Beispielen.

ad Empfehlung 7:

Dazu wird auf den Erlass der Landesamtsdirektion vom 15.12.2021, GZ. LAD-15066/2021-7, verwiesen. Ab 2022 werden von der Landesamtsdirektion die Daten zum Verfahrenscontrolling zentral abgerufen und ausgewertet.

ad Empfehlung 8:

Die Empfehlung des Landesrechnungshofes über eine landesweite Auswertung zu Verfahrensverzögerungsgründen in Betriebsanlagenverfahren wurde verfolgt bzw. besteht eine gemeinsame Datenbasis für Verzögerungsgründe technisch bereits. Diese landesweite Auswertung ist derzeit über die Abteilung 1 Organisation und Informationstechnik möglich.

Im Rahmen des seit mehreren Jahren im Einsatz befindlichen Verfahrenscontrollings hatten die Bezirkshauptmannschaften jährlich die Anzahl und Dauer von Betriebsanlagenverfahren auszuwerten und der Landesamtsdirektion zu melden. Grundlage dafür bildeten die über die ELAK/KESS – Schnittstelle erfassten Daten (Verfahrensschritte von Antrag bis Erledigung).

Für Verfahren, die länger als 90 Tage (gerechnet vom Vorliegen vollständiger Unterlagen bis zur Erledigung) dauerten – gemäß Erlass sollten mindestens 80% der Verfahren in maximal 90 Tagen erledigt werden –  war im Rahmen der Erfassung der Verfahrenserledigung ein Grund für die Verzögerung anzugeben. Dabei konnten die Bezirkshauptmannschaften bisher aus zehn vorgegebenen Verzögerungsgründen, darunter eine Kategorie „Sonstige Verzögerungsgründe“, wählen. Da eine zentrale Auswertung aus dem KESS durch die Abteilung 1 gezeigt hat, dass rund ein Drittel dieser überlangen Verfahren unter diese Kategorie fiel, wurde in Abstimmung mit den Bezirkshauptmannschaften die Anpassung der Kategorisierung um sieben weitere Verfahrensverzögerungsgründe sowie die verpflichtende Eingabe einer Anmerkung bei Vorliegen eines „Sonstigen Verzögerungsgrundes“ festgelegt. Damit sind künftig noch exaktere Aussagen über die Gründe von verzögerten Verfahren möglich.

Die diesbezügliche technische Anpassung (Ergänzung der Verzögerungsgründe und Pflichttextfeld) wird voraussichtlich im Laufe des Jahres 2022 durch die Abteilung 1 erfolgen. Damit können aggregierte Ergebnisse den Bezirkshauptmannschaften für das Jahr 2023 frühestens 2024 zur Verfügung gestellt werden. Die Einbindung der Daten in das eRZL-System und ein zentraler Zugriff auch für die Landesamtsdirektion wird ebenso voraussichtlich noch 2022 umgesetzt.

ad Empfehlung 9:

Den potenziellen Antragstellern werden Unterlagen (z.B. Antragsformular, Liste erforderlicher Unterlagen, Merkblatt etc.) zur Verfügung gestellt. Bei den regelmäßig stattfindenden Projektsprechtagen werden Projekte mit den anwesenden Sachverständigen besprochen und wird auf ev. speziell erforderliche Angaben/Unterlagen bzw. Problemstellungen ausdrücklich hingewiesen.

Viele Betreiber kleiner Betriebsanlagen ziehen weder einen Planer bei noch nehmen sie das Bürgerservice in Anspruch.

Das Anlagenreferat hat ein großes Interesse an einer raschen Verfahrensabwicklung, weshalb großer Wert auf eine umfassende Information gelegt wird.

ad Empfehlung 10:

Auf die Antwort zu Empfehlung 5 wird verwiesen.

 

Es wird daher der

Antrag

gestellt:

Der Landtag wolle beschließen:

Der Maßnahmenbericht der Steiermärkischen Landesregierung zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend „Bezirkshauptmannschaft Graz-Umgebung - Ausgewählte Leistungsbereiche im Anlagenreferat – Folgeprüfung“ (Einl.Zahl 1697/2, Beschluss Nr. 494) wird zur Kenntnis genommen.

 

 

Der Obmann:
LTAbg. Mario Kunasek