LANDTAG STEIERMARK
XVII. GESETZGEBUNGSPERIODE


TOP 22

EZ/OZ 1548/2

Schriftlicher Bericht

Ausschuss: Kontrolle

Betreff:
Maßnahmenbericht an den Kontrollausschuss des Landtages Steiermark gemäß Art 52 Abs. 4 L-VG zum Prüfbericht des Landesrechnungshofes "Qualifizierungsmaßnahmen im Landesdienst" (Einl.Zahl 568/2, Landtagsbeschluss Nr. 244)

 

zu:
EZ 1548/1, Maßnahmenbericht an den Kontrollausschuss des Landtages Steiermark gemäß Art 52 Abs. 4 L-VG zum Prüfbericht des Landesrechnungshofes "Qualifizierungsmaßnahmen im Landesdienst" (Einl.Zahl 568/2, Landtagsbeschluss Nr. 244) (Maßnahmenbericht (Art 52 Abs 4 L-VG))

 

Der Ausschuss "Kontrolle" hat in seiner Sitzung am Dienstag, dem 04.04.2017 über den oben angeführten Gegenstand die Beratungen durchgeführt.

Mit Landtagsbeschluss Nr. 244 vom 07.06.2016 wurde der Bericht des Landesrechnungshofes betreffend  „Qualifizierungsmaßnahmen im Landesdienst“ zur Kenntnis genommen. Gemäß Art. 52 Abs. 4 Landes-Verfassungsgesetz 2010 hat die Landesregierung spätestens 6 Monate nach Behandlung des Berichtes, für den Fall, dass der Bericht des Landesrechnungshofes Beanstandungen oder Verbesserungsvorschläge enthält, dem Kontrollausschuss im Landtag zu berichten.

Zu den einzelnen Feststellungen und Empfehlungen im o.a. Prüfbericht wird seitens der Abteilung 5 Personal, Abteilung 1 Organisation und Informationstechnik sowie Abteilung 15 Energie, Wohnbau, Technik folgende Stellungnahme abgegeben:

Die seit der Kenntnisnahme des Prüfberichtes durch den Landtag Steiermark getroffenen Maßnahmen sind unterstrichen dargestellt.

Ad 2.3. Budgetäre Vorgaben (Seite 12)

(…)Der LRH empfiehlt den Verantwortlichen, auf die ordnungsgemäße Zuordnung der „Reiseart“ zu achten. Diese Daten könnten in ein internes Bildungscontrolling integriert werden.

Stellungnahme:

Diese Anregung soll durch den Aufbau eines Reisekostencontrollings und einer besseren Schulung der SachbearbeiterInnen in den Dienststellen unterstützt werden.

Für die SachbearbeiterInnen in den Dienststellen wurden 2016 zwei Schulungen durchgeführt, an denen insgesamt 64 Personen teilnahmen.

Ad 2.3. Budgetäre Vorgaben (Seite 13)

(…)Der LRH stellte fest, dass die LAVAK diese Kosten vorschreibt, die von der Finanzabteilung des Landes vereinnahmt und den allgemeinen Deckungsmitteln zugeführt werden. Eigene Einnahmen der LAVAK wären im Globalbudget der A5 entsprechend auszuweisen.

Stellungnahme:

Diesem Umstand wird im Zuge der Erstellung des Doppelbudgets 2017/2018 entsprochen.

Das im Rahmen der seinerzeitigen Stellungnahme skizzierte Vorgehen wird umgesetzt.

Ad 3.1.2. Mentoring (Seite 17)

(…)Um Trainees die Landesverwaltung näher zu bringen, empfiehlt der LRH der A5 Personal, Trainees nach Möglichkeit zumindest in zwei Aufgabengebieten einzusetzen. Dafür sollte ein entsprechendes Traineeprogramm entwickelt werden.

Stellungnahme:

Die Ausbildungspläne für Trainees sehen bereits im Regelfall eine Verwendung in 2 Aufgabengebieten vor.

(…)Der LRH empfiehlt daher den DienststellenleiterInnen – eventuell in Zusammenarbeit mit der A5 Personal Methoden zu erarbeiten, um den optimalen Transfer von Wissen zwischen VorgängerIn und NachfolgerIn zu gewährleisten und damit wertvolles Wissen zu sichern. Dabei können auch Mentoringmodelle genutzt werden.

Stellungnahme:

Eine Intensivierung und verbindliche Gestaltung der Nachfolgeplanung für Schlüsselfunktionen im Zusammenwirken mit den Dienststellen ist ein zentrales Thema der VR-Arbeitsgruppe „Neue Wege im Personalmanagement“.

Ein diesbezügliches Seminar fand im November 2016 statt. Ein Großteil der Bezirkshauptleute nahm daran teil.

Ad 3.2. Personalplanungs- und -entwicklungskonzept

(…)Der LRH empfiehlt, die Personalplanung- und -entwicklungskonzepte, die die Qualifizierungsbedarfe festlegen, jährlich zu aktualisieren sowie in der Folge das Fortbildungsangebot der LAVAK bedarfsorientiert anzupassen.

Stellungnahme:

Zurzeit findet eine Evaluierung der PE-Instrumente statt, mit dem Ziel der Reduktion des Aufwandes für Führungskräfte durch Konzentration aufs Wesentliche, um diese Führungsinstrumente nutzungsfreundlicher und effektiver zu machen. Ein wichtiger Schritt dazu ist auch die zeitgemäße Erfassung der Klassifizierung von Bildungsabschlüssen im SAP. Mit dem PEKO und MOG können geschlechtsspezifische Ungleichheiten abgebaut werden. Die Voraussetzung dafür sind Flächendeckung, Regelmäßigkeit, Verbindlichkeit, Transparenz.

Das Personalplanungs- und -entwicklungskonzept wurde in die Rahmenvereinbarung integriert.

Ad 3.3. Bildungscontrolling (Seite 20)

(…)Der LRH stellt fest, dass ein Bildungscontrolling derzeit im Aufbau ist. Es wird empfohlen, ehestmöglich ein aussagekräftiges Bildungscontrolling im Landesdienst umzusetzen, das sich von der Planung über die Durchführung bis zur Kontrolle der Qualifizierungsmaßnahmen erstreckt. Damit sollen die Bedeutung der Fort- und Weiterbildung mittel- und langfristig angehoben, die Ausrichtung auf strategische und operative Ziele unterstützt sowie die Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit der Bildungsmaßnahmen erhöht werden.

Stellungnahme:

Im Zuge der Haushaltsreform wurde seitens der Abteilungsleitung festgelegt, dass ein Bildungscontrolling zu implementieren ist. Mit dessen Aufbau wurde 2015 begonnen und es wird sukzessive in den nächsten Jahren ausgebaut. 2016 wird beispielsweise ein qualitatives Bildungscontrolling für einzelne Bildungsmaßnahmen eingeführt werden.

Das qualitative Bildungscontrolling wurde für einzelne Bildungsmaßnahmen durchgeführt.

Ad 3.3.1 Bildungsbeauftragte (Seite 21)

(…)Der LRH stellt fest, dass diese Aufgaben von den einzelnen Bildungsbeauftragten nicht einheitlich wahrgenommen werden. Festgehalten wird, dass die Akzeptanz und damit die Einbeziehung durch die/den jeweilige/n DienststellenleiterIn unterschiedlich ausgeprägt ist.

Da eine zielgerichtete Qualifizierung der einzelnen MitarbeiterInnen grundsätzlich im Aufgabenbereich der Führungskräfte liegt, empfiehlt der LRH der A5, den Nutzen und die Rolle der Funktion einer/eines Bildungsbeauftragten in den Dienststellen zu prüfen.

Stellungnahme:

Im Sinne der Anregung werden 2016 Nutzen und Rolle der Bildungsbeauftragten im Hinblick auf Akzeptanz und Einbeziehung durch die DienststellenleiterInnen evaluiert.

Die Rolle der/des Bildungsbeauftragten wurde evaluiert. Bildungsbeauftragte werden als sinnvolle Unterstütz-erInnen der Führungskräfte in ihrer PE-Funktion erachtet.

Ad 3.3.3 Personalcontrolling (Seite 23)

(…)Der LRH empfiehlt, die gesetzlichen Vorgaben eines Personalcontrollings zum Vollzug des StLHG in der Form umzusetzen, dass zentrale Personalvorgaben der A5 mit dezentralen Personalmaßnahmen der einzelnen DienststellenleiterInnen bzw. haushaltsführenden Stellen optimal aufeinander abgestimmt werden.

Stellungnahme:

Die A5 Personal ist bestrebt, die gesetzlichen Vorgaben eines Personalcontrollings einzuhalten und diese mit den einzelnen DienststellenleiterInnen bzw. haushaltsführenden Stellen durch erhöhte Transparenz des Stellenplanes und der Personalkosten abzustimmen.

Ad 4.2 IT-Schulungen (Seite 29)

(…)Da es sich hierbei um eine PE der gesamten A1 handelt, geht der LRH nicht näher darauf ein, verweist jedoch darauf, dass für eine entsprechende Qualifizierung der MitarbeiterInnen bzw. qualifizierte Nachbesetzung gesorgt werden muss, um den zukünftigen Anforderungen in diesem Bereich zu entsprechen.

Stellungnahme:

Bei erforderlichen Nachbesetzungen des IT-Personals werden in den Ausschreibungen jene Einstiegsqualifikationen gefordert, die sich aus den Stellenprofilen ergeben. Ebenso werden in der Abteilung 1 für Neueinsteig-erInnen notwendige Weiterbildungsmaßnahmen geplant und umgesetzt. Dies ist idR. erforderlich, da sich im Rahmen der Auswahl oft zeigt, dass die seitens des Landes vorgesehenen Gehälter für qualifiziertes IT-Personal im Wettbewerb mit der Privatwirtschaft entweder nicht mithalten können oder bei den BewerberInnen die geforderten Kenntnisse und Erfahrungen nicht in der gewünschten und notwendigen Qualität vorliegen. Eine marktkonforme Gehaltsregelung besonders für ExpertInnenpositionen sollte hier Abhilfe schaffen können. Ebenso wird weiterhin für die nach Eintritt in den Landesdienst erforderlichen Qualifizierungsmaßnahmen Vorsorge getroffen.

Das im Rahmen der seinerzeitigen Stellungnahme dargestellte Vorgehen wird weiterhin umgesetzt und damit dem Hinweis des LRH entsprochen.

Ad 4.2. IT-Schulungen (Seite 30)

(…)Der LRH befürwortet eine derartige Evaluierung des Feedbacksystems und empfiehlt, im Falle eines positiven Einsatzes von elektronischer Unterstützung, diese Vorgangsweise auch anderen Bereichen des Landes zur Verfügung zu stellen.

Stellungnahme:

Sollte sich das in der A1 für diesen Zweck untersuchte und testweise eingesetzte (Web-)Umfragesystem als geeignet herausstellen, werden diese Erfahrungen im Rahmen eines IT-Infomeetings den IT-AnsprechpartnerInnen in den Abteilungen bzw. eventuell auch bei einem AbteilungsleiterInnentreffen als praktisches Beispiel präsentiert.

Mittlerweile ist das Tool erfolgreich im Einsatz. Seitens der Abteilung 1 wird ab 2017 der Einsatz dieses Instruments den Dienststellen bei Bedarf angeboten.

Ad 4.2 IT-Schulungen (Seite 34)

(…)Der LRH wiederholt seine Empfehlung, dass die DienststellenleiterInnen auf ihre MitarbeiterInnen einwirken sollen, dass von diesen Informationen über Aus-, Fort- und Weiterbildungen, die nicht automatisch erfasst sind, dem Qualifikationenkatalog hinzugefügt werden. Dadurch wird das Können und Wissen der einzelnen Mitarbeiterin / des einzelnen Mitarbeiters sichtbar und kann für die Bildungs- und Entwicklungsplanung der Dienstgeberin / des Dienstgebers herangezogen werden.

Stellungnahme:

Von der Abteilung angebotene (IT-)Kurse, welche über das ESS-System abgewickelt werden (Anmeldung, Teilnahmebestätigung), werden automatisch im ESS-System zur/zum jeweiligen Bediensteten gespeichert und sind von dieser/diesem selbst im ESS unter dem Menüpunkt „Eigene Daten/Meine Qualifikationen“ bzw. durch die/den Vorgesetzen unter „Berichtswesen/Info-System/Personendaten“ abrufbar.

Das im Rahmen der seinerzeitigen Stellungnahme dargestellte Vorgehen im Bereich der IT-Schulungen wird seitens der Abteilung 1 weiterhin umgesetzt und damit dem Hinweis des LRH entsprochen.

Ad 4.3 PE-Maßnahmen (Seiten 31 und 33)

(…)Nach Auskunft der A5 wurden in den Jahren 2012 bis 2015 rund 290 Einzelmaßnahmen für die unterschiedlichsten Zielgruppen (Einzelpersonen, Führungskräfte, gesamte Abteilung) durchgeführt. Diese umfassen Coaching, Supervision, Teamentwicklung, Arbeitsfähigkeit, MOG-Information und kollegiale Beratung.

Stellungnahme:

Es wird ersucht, bei nachstehenden Definitionen kleinere Änderungen im Sinne des besseren Verständnisses vorzunehmen:

Leitfaden Arbeitsfähigkeit:

Diese Maßnahme hat die Erhaltung, Förderung bzw. Wiedererlangung der Arbeitsfähigkeit zum Schwerpunkt.

Coaching – intern:

Der Unterschied zum externen Coaching besteht darin, dass landesinterne MitarbeiterInnen mit Coaching-Ausbildung als Coach zu Verfügung stehen.

Maßgeschneiderte PE-Maßnahmen:

Planung, Entwicklung und Umsetzung von maßgeschneiderten Personalentwicklungsmaßnahmen mit Unterstützung der A5, unter anderem auch durch die Übernahme von Beratungskosten nach Maßgabe der vorhandenen Mittel.

PE-Cafe:

Angebot für (insbesondere neu ernannte) Führungskräfte, sich mit MitarbeiterInnen des Fachteams PE über relevante Themen der Personalentwicklung auszutauschen und mögliche Vorhaben abzustimmen.

(…)Der LRH empfiehlt im Hinblick auf die Entwicklung in den letzten fünf Jahren, auf Basis eines konkreten Bedarfes die Höhe der für den Bereich PE-Maßnahmen tatsächlich zu veranschlagten Mittel zu evaluieren.

Stellungnahme:

  • In den veranschlagten Mitteln für PE-Maßnahmen mussten in den letzten Jahren auch die sehr hohen Kosten für Ausschreibungen/Auswahlverfahren für Führungsfunktionen (z.B. KAGEs GeschäftsführerIn, EU-Ausschreibungen) oder sonstige erforderliche Ausschreibungen, die von der A5 Personal durchzuführen und zu finanzieren sind, berücksichtigt werden. Im Jahr 2015 waren jedoch keine derart kostenintensiven Ausschreibungen zu finanzieren.

  • Weiters müssen in den veranschlagten Mitteln laufende, aber variierende Kosten für Recruitinginstrumente (Softwareentwicklung und –updates etc.) berücksichtigt werden.

  • Für die Implementierung einer Online-Jobbörse, geplant 2016/2017, sind mindestens
    € 80.000.- zu veranschlagen.

Eine Bereitstellung der veranschlagten Mittel ist daher aus Sicht der A5 aus oben angeführten Gründen sinnvoll.

Ad 4.4. ISO-Zertifizierung (Seite 34 ff)

(…)Der LRH empfiehlt, nachdem die Internationale Norm ISO 9001 seit Herbst 2015 vorliegt, nach einer entsprechenden Kosten-Nutzen-Abwägung zu entscheiden, ob eine neuerliche Zertifizierung vorgenommen werden soll. Falls von einer ISO-Zertifizierung Abstand genommen wird, muss diese Entscheidung nachvollziehbar und sachlich begründet sein.

(...)Der LRH empfiehlt daher, das Qualitätsmanagement-Handbuch zu überarbeiten und die geänderten Umfeldbedingungen, wie z. B. das neue Haushaltsrecht, mit zu berücksichtigen. Ziel sollte die Positionierung der LAVAK als die Weiterbildungsinstitution für alle Landesbediensteten sein. Dazu wäre u. a. eine nachhaltige Strategie festzulegen, die den Beitrag zur (Weiter)Qualifizierung der MitarbeiterInnen im Landesdienst aufzeigt.

Stellungnahme:

Eine entsprechende Kosten-Nutzung-Abwägung bezüglich ISO-Zertifizierung wird im laufenden Kalenderjahr vorgenommen werden.

Es erfolgte eine intensive Kosten/Nutzenabwägung und im August 2016 wurde bei einer diesbezüglichen Besprechung mit dem Abteilungsleiter entschieden, dass von einer neuerlichen ISO-Zertifizierung Abstand genommen wird. Die seit dem Jahr 2000 bestehende und im Laufe der Zeit ständig weiter entwickelte ISO-Systematik wird – unabhängig von einer neuerlichen Zertifizierung – beibehalten. Demgemäß wird das Qualitätsmanagement-Handbuch bereichsintern laufend überarbeitet.

Ad 4.4. Vortragende und Trainer (Seite 45ff)

(…)Der LRH stellt fest, dass es keine landesinternen Regelungen gibt, die die einheitliche Gestaltung von Honorarsätzen von externen Vortragenden vorgibt.

Der LRH empfiehlt daher, eine landesinterne Regelung zu erlassen, die differenziert jeweils nach den Qualifikationen der Vortragenden, eine einheitliche Gestaltung der Honorarsätze (pro Tag, pro Unterrichtseinheit) vorgibt.

Stellungnahme:

Bezüglich dieser Thematik wird seitens der A5 ein Erlass der Landesamtsdirektion angestrebt. In diesem Erlass soll geregelt werden, dass es einerseits Richtwerte für Honorare gibt und TrainerInnenhonorare seitens der Steirischen Landesverwaltungsakademie federführend für das gesamte Land ausverhandelt werden. Ziel soll es sein, dass keine überhöhten TrainerInnenhonorare bezahlt werden.

Bei genauerer Evaluierung dieses Vorschlags seitens des LRH kam man zum Ergebnis, dass – im Unterschied zu den bestehenden einheitlichen Regelungen für interne Vortragende - ein einheitliches TrainerInnenhonorar für externe Vortragende landesweit nicht durchsetzbar ist.

Die Höhe der Honorare hängt nicht nur von der fachlichen Qualifikation der Vortragenden ab, vielmehr ist es auch wichtig, dass Seminarinhalte in methodischer und didaktischer Hinsicht gut vermittelt werden. Dies setzt eine entsprechende Seminarvorbereitung sowie eine Auseinandersetzung mit den Gegebenheiten des Landesdienstes voraus. Je nach Thema kann die Vor- bzw. Nachbereitung eines Seminares unterschiedlich intensiv ausfallen, was sich natürlich auf die Höhe der Honorare auswirkt. Dass die Qualität der angebotenen Seminare auf einem sehr hohen Niveau ist, zeigen die Qualitätskennzahlen eindeutig. Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die Honorare branchenabhängig und marktkonform sind.

Ad 4.5. Fachqualifizierungen (Seite 55)

(…)Der LRH empfiehlt, ein Konzept für einen gesicherten Wissenstransfer im Bereich des technischen ASV-Dienstes zu entwickeln.

Stellungnahme:

In der Abteilung 15 wird im Rahmen  der MitarbeiterInnenorientierungsgespräche und in Abstimmung mit dem Personalplanungs- und -entwicklungskonzept der A15 bzw. unter Berücksichtigung der Meldungen aus der Arbeit der Fachgremien, der Qualifizierungsbedarf ermittelt.

Auf dieser Grundlage werden entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen eingeleitet, um die Aufgabenerfüllung auf hohem Niveau sicherstellen zu können. Bei den laufenden Prozessoptimierungen wurden die für den Sachverständigendienst relevanten Empfehlungen des Rechnungshofes berücksichtigt, wie zum Beispiel der Einsatz von Trainees im Bereich des technischen  ASV-Dienstes. Damit soll eine gesicherte Weitergabe des Erfahrungswissens von ExpertInnen an deren NachfolgerInnen bei der Nachfolgeplanung erfolgen.

Der Wissenstransfer im Bereich des technischen ASV-Dienstes wurde kontinuierlich verbessert. Im Aufgabenbereich der Umweltinspektion wird bereits ein Trainees zur gesicherten Weitergabe des Erfahrungswissen eingesetzt.

Ad 5. Kennzahlen (Seite 69)

(…)Der LRH stellt fest, dass eine Zusammenschau sämtlicher aus der ELZE generierten Daten hinsichtlich Aus-, Fort- und Weiterbildung der Landesbediensteten nur der A1 zugänglich sind und empfiehlt daher, diese Daten auch der A5 zur Verfügung zu stellen. Damit könnte auch der Aufbau eines Bildungscontrollings unterstützt werden. Des Weiteren wird empfohlen, in Zusammenarbeit mit der A5 eine Anleitung für eine den Bedürfnissen der MitarbeiterInnen entsprechende Anleitung für die Eingabe von Aus-, Fort- und Weiterbildungsdaten zu erarbeiten.

Stellungnahme:

Im Sinne dieser Empfehlung wird seitens der A5 mit der A1 Kontakt aufgenommen werden.

Eine diesbezügliche Kontaktaufnahme ist erfolgt. Eine Auswertung wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

Ad 5. Kennzahlen (Seite 74)

(…)Der LRH stellt fest, dass eine Zusammenschau sämtlicher aus der ELZE generierten Daten hinsichtlich Aus-, Fort- und Weiterbildung der Landesbediensteten nur der A1 zugänglich sind und empfiehlt daher, diese Daten auch der A5 zur Verfügung zu stellen. Damit könnte auch der Aufbau eines Bildungscontrollings unterstützt werden.

Stellungnahme:

Zentrale Auswertungsmöglichkeiten aus der elektronischen Leistungszeiterfassung (ELZE) sind ausschließlich der das Instrument entwickelnden und betreuenden Abteilung 1 vorbehalten. In begründeten Fällen werden Daten zur Verfügung gestellt. Dies ist im genannten Fall jedenfalls möglich.

Das im Rahmen der seinerzeitigen Stellungnahme dargestellte Vorgehen ist seitens der Abteilung 1 weiterhin aufrecht. Damit wird der Empfehlung des LRH entsprochen.

(…)Des Weiteren wird empfohlen, in Zusammenarbeit mit der A5 eine den Bedürfnissen der MitarbeiterInnen entsprechende Anleitung für die Eingabe von Aus-, Fort- und Weiterbildungsdaten zu erarbeiten.

Stellungnahme:

Eine Anleitung zur Handhabung der elektronischen Leistungszeiterfassung (ELZE) existiert, ebenso werden „frequently asked questions“ (FAQ) geführt. Sollte aufgrund der Rückmeldungen insbesondere der Abteilung 5 Präzisierungsbedarf hinsichtlich der Verbuchung von Aus- und Fortbildungszeiten bestehen, wäre allenfalls eine Ergänzung in den bestehenden Anleitungsdokumenten vorzunehmen.

Das im Rahmen der seinerzeitigen Stellungnahme dargestellte Vorgehen ist seitens der Abteilung 1 weiterhin aufrecht. Damit wird der Empfehlung des LRH entsprochen.

Ad 5. Kennzahlen (Seite 75)

(…)Zusammenfassend verweist der LRH auf seine bereits getroffenen Feststellungen und Empfehlungen betreffend die ehestmögliche Implementierung eines Bildungscontrollings im Landesdienst.

Mit dem Einsatz von quantitativen und qualitativen Kennzahlen können vorhandene Daten bzw. Informationen in einer Organisation zu einem aussagekräftigen Daten- und Informationskonzentrat zusammengefasst, analysiert und das Fortbildungsgeschehen ganzheitlich betrachtet werden. Gut eingeführte Kennzahlen aus anderen Berichtssystemen oder Bildungsstatistiken sollten miteinbezogen werden.

Stellungnahme:

Die Weiterentwicklung von Kennzahlen und deren Erfassung sowie Integration in ein aussagekräftiges Berichtswesen wird begrüßt und aktuell an der Weiterentwicklung gearbeitet.

Die seinerzeitige Stellungnahme ist weiterhin aufrecht, an der Weiterentwicklung der Kennzahlensysteme wird seitens der Abteilung 1 gearbeitet.

 

Es wird daher der

Antrag

gestellt:

Der Landtag wolle beschließen:

Der Maßnahmenbericht der Steiermärkischen Landesregierung zum Bericht des Landesrechnungshofes betreffend „Qualifizierungsmaßnahmen im Landesdienst“ (Einl.Zahl 568/2, Beschluss Nr. 244) wird zur Kenntnis genommen.

 

 

Der Obmann:
LTAbg. Mario Kunasek